همه چیز درباره اسکن اسناد خاص

 

نکات مهم درباره اسکن اسناد خاص

پیشگیری از تولید اسناد کاغذی و گرایش به روش اسکن اسناد و بایگانی دیجیتال می تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ از جمله این دلایل سهولت بیشتر یافتن سوابق و ذخیره آنها و همچنین پشتیبان گیری از آنها می باشد. علاوه بر اینها اشتراک گذاری اسناد دیجیتالی از راه دور ممکن بوده و انتقال اطلاعات را راحت تر می کند. 

بزرگترین مسئله این است که بیشتر پروژه های تبدیل اسناد و مدارک با تعداد زیادی سوابق برای تبدیل شروع می شوند، و این کار می تواند ترسناک باشد. در ادامه به بررسی نکاتی در خصوص اسکن اسناد خاص خواهیم پرداخت.

چه اسنادی باید اسکن شوند ؟

اکثر مشاغل تصمیم نمی گیرند که هر کاغذی را که ذخیره کرده اند اسکن کنند. شما بایستی سوابق خود را بر اساس برنامه نگهداری شرکت بررسی کنید و هر آنچه را که دیگر لازم نیست از بین ببرید. پس از اتمام کار، بیشترین اسنادی را که کاربرد زیادی دارند و به عبارتی خاص هستند را در اولویت قرار دهید و اگر آن را دیجیتالی کنید خواهید دید که بیشترین سود را برای شما خواهد داشت.

یک راه برای حل این موضوع تعیین تاریخ اسکن آن هم یک روز جلوتر است. تمام اسناد بعد از آن تاریخ و همه موارد قدیمی تر از آن تاریخ فقط در صورت دسترسی اسکن می شوند. این راه حل در حالی که اسناد قدیمی را بر اساس نیاز افراد تبدیل می کند ، به طور چشمگیری آنچه را که باید دیجیتالی شود ، کاهش می دهد.

اسکن اسناد خاص چگونه صورت میگیرد؟ 

گام دوم در هر پروژه تبدیل استاد این است که بفهمید چند صفحه را باید اسکن کنید . به این صورت که باید دامنه پروژه اسکن اسنادتان را بدانید .
یک جعبه پرونده استاندارد (10 “x 12” x 15 “) حدود 2500 صفحه پرونده یا اسناد را در خود جای می دهد. یک قفسه استاندارد حدود 200 صفحه در هر اینچ را در خود جای داده است. بیشتر پروژه ها را می توان بر اساس مضرب این میانگین ها تخمین زد. این دقیق تر از تلاش برای تخمین تعدادی از پرونده ها و سپس تلاش برای تخمین تعداد صفحات در هر پرونده است.