نرم افزارمدیریت مستند

آشنایی با نرم افزار های مدیریت مستند

در رابطه با مدیریت اسناد چه می دانید؟ شیوه ای که برای ساماندهی به ذخیره اطلاعات و اسناد و نگهداری از آنها استفاده می شود، در قالب کاغذی یا الکترنیکی ، مدیریت اسناد نامیده می شود. هر شرکتی برای نگهداری از اسناد و مدارک و بازیابی آنها نوعی مدیریت را در پیش گرفته است. 

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند چیست؟

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

همه چیزه درباره ی خدمات اسکن در محل

آشنایی با خدمات اسکن مدارک در محل

شرکت ها و ادارات خصوصی و دولتی در راستای نگهداری از حجم انبوهی از اطلاعات و اسناد که حفظ شان حائز اهمیت است ، نیاز به اسکن اسناد و مدارک و بایگانی دیجیتال دارند. این مسئله به علت مسائل قانونی وضع شده نیز می باشد. در ادامه ی مطلب قصد اطلاع رسانی بیشتر در رابطه با همین موضوع را داریم. 

شرکت آسان بایگان پارسی به خدمات اسکن در محل به طور جدی می پردازد از این رو و در راستای اجرای ماده ۷ از تبصره ۲ ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ ۹/ ۱۰/ ۱۳۷۸ کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد نماید.

شرکت اسکن مدارک

ظهور دائمی اسناد

از این رو شرکت های بی شماری به اسکن سازی اسناد و مدارک پرداختند. شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان یکی از اصلی ترین و معتبر برتین شرکت های اسکن سازی اسناد و مدارک و دیجیتال سازی اسناد افتخار دارد که به ارائه انواع خدمات اسکن سازی و دیجیتال سازی اسناد و مدارک در تهران و سایر شهرستان ها بپردازد. از مهمترین اقدامات شرکت آسان بایگان پارسی باید به خدمات اسکن در محل بپردازد.

پس از ثبت درخواست از سوی ادارات و شرکت ها در پلتفرم آسان بایگان و ارتباط با واحد مشاوره، تکنسین های مربوطه به محل اعزال شده و به بررسی و اسکن سازی اسناد و مدارک خواهند پرداخت.

یکی از مهمترین نیاز ها برای اسکن سازی اسناد و مدارک، انتخاب نرم افزار بهینه و مناسب با نیاز های سازمان است. از این رو مشاوران  و تکنسین های آسان بایگان پارسی به صورت تخصصی به ارائه اطلاعات مورد نیاز برای ادارات و سازمان ها خواهند پرداخت که در نهایت منجر به ایجاد یک آرشیو قدرتمند می شود.

بهترین نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد

در راستای گسترش کاربرد بایگانی دیجیتال و محبوبیت آن در میان مردم ، نرم افزار هایی برای مدیریت فایل های اسکن شده ارائه شدند. این نرم افزار های مدیریت اسناد در واقع در تنوع بسیار زیادی یافت می شوند اما نکته ای که وجود دارد این است که همه ی این نرم افزار ها باید چند مشخصه ی مهم و کلیدی را دارا باشند. در ادامه شما را با این مشخصه ها آشنا خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های مدیریت اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.

مهم ترین نرم افزار های مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک

برای مدیریت فایل ها و اسناد دیجیتال باید از نرم افزار های مدیریت اسناد استفاده کنید که به یکی یا چند مورد خاص محدود نبوده و دارای تنوع بالایی هستند. اما با این وجود همه ی آنها دارای ویژگی های مشترکی هستند که مشخصه های کلیدی هر نرم افزار مدیریت اسنادی محسوب می شوند. در ادامه این ویژگی ها را بررسی خواهیم کرد. 

ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک 

این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
• عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
• امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
• امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری