برای مدیریت فایل ها و اسناد دیجیتال باید از نرم افزار های مدیریت اسناد استفاده کنید که به یکی یا چند مورد خاص محدود نبوده و دارای تنوع بالایی هستند. اما با این وجود همه ی آنها دارای ویژگی های مشترکی هستند که مشخصه های کلیدی هر نرم افزار مدیریت اسنادی محسوب می شوند. در ادامه این ویژگی ها را بررسی خواهیم کرد.
این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.
اسکن مدارک و اسناد یا همان بایگانی دیجیتال امروزه بسیار متداول تر از قبل شده است. چرا که افراد دریافته اند که صرفه جویی و سهولت بیشتر در روش های جدید ذخیره سازی است. اما چگ.نه هزینه ی اسکن اسناد تعیین می شود. در ادامه ی این مطلب در مورد نحوه ی قیمت گذاری در این مورد بیشتر بدانید.
قبل از هرگونه توضیح در مورد نحوه تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد باید به این نکته اشاره کنیم که برآورد هزینه تهیه فایل های اسکن شده ، به عوامل زیادی وابسته است که در اینجا سعی میکنیم به این عوامل به صورت تفکیک شده بپردازیم.
انجام بررسی اولیه اسناد و مدارک
اولین اقدام برای تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد ، بررسی اولیه آن ها میباشد این بررسی اولیه موارد زیر را در بر میگیرد.
پیش از هر گونه اظهار نظر باید تعداد اسناد را مشخص کنیم زیرا تعداد این اسناد یکی از مهمترین عوامل در تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد میباشد. باید توجه داشته باشید شمارش تعداد اسنادی که بایگانی شده معمولا در بعضی سازمان ها بقدری زیاد است که از هر نوع روشی که در نظر بگیرید بازهم تقریبی بدست می آید. یکی از ساده ترین روش ها شمارش تعداد سندهای بایگانی شده در یک زونکن و سپس گرفتن میانگین از کل آن هاست. بهتر است اسناد درون زونکن ها از دارای تفکیک دسته بندی باشند تا با میانکین گیری از هر دسته بندی تعداد برآورد شده به تعداد واقعی نزدیک تر باشد.
هرچه برای دریافت اسکن اسناد و مدارک خود دارای محدودیت زمانی بیشتر باشید ( یعنی خواهان تحویل سریع تر اسناد و مدارک اسکن شده خود باشید) مسلما هزینه بیشتری پیش روی خود خواهید داشت.
گاهی اسناد قدیمی در اسکن دچار مشکلاتی میشوند که برای واضح شدن آن ها نیاز به اصلاحاتی در نرم افزارهایی امثال فتوشاپ پیدا میکنند ، چنین اسنادی علاوه بر نیاز به زمان بیشتر برای اسکن هزینه های بیشتری نیز در پی خواهند داشت.
منظور این است که برای این اسناد دقیقا به چه ابعادی نیاز داریم ( استانداردهای A3 ، A4 یا A5 ) ؟ هرکدام از استانداردها نیاز به روش ها و زمان متفاوتی دارد.
از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر قیمت اسکن اسناد و مدارک رنگی یا سیاه سفید بودن آن هاست . اسکن رنگی ، اسکنرهای پیشرفته تری را میطلبد که خود هزینه های سنگین تری به همراه می آورد.
همانطور که از عنوان مشخص است اسکن صفحه صفحه بصورت دستی هزینه زمان و زحمت بسیار زیادی میطلبد به همین دلیل هزینه بیشتری نیز نسبت به اسکن پیوسته به همراه دارد.
می دانید که امروزه حجم انبوهی از اطاعات در میان افراد در حال مبادله و ذخیره سازی است و همین امر احتیاج افراد را به ایجاد آرشیو دیجیتال بیشتر می کند. علاوه بر اینکه دسترسی آسان از جمله ملزومات بسیاری از موارد است و اسکن و بایگانی دیجیتال این امکان را به افراد می دهد. در ادامه راجع به فناوری های جدید ایجاد آرشیو اطلاعات بیشتری کسب کنید.
استفاده از تکنولوژی های جدید برای ایجاد آرشیو دیجیتال روز به روز در حال گسترش است. از آنجایی که سرعت در دنیای تجارت هر روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود، از وکلا انتظار میرود هر روز پاسخگوی مطالبات بیشتری شوند، در نتیجه نیاز به تولید اسناد با سرعت فزاینده ای افزایش میابد. با وجود فرآیندهای مختلف بین ایجاد و تکمیل یک سند، تیم ها باید تمام تلاش خود را بکار گیرند تا این فرآیند را کاهش دهند. از این رو استفاده از تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو اهیمت بسیار زیادی دارند.
دیجیتال شدن اسناد باعث شده انقلاب عظیمی در سرعت تولید و ذخیره سازی اسناد پدید آید و بکار بردن جدیدترین فناوری ها دایما این سرعت را افزایش می دهد. جدا از این ها این فناوری ها علاوه بر ارتقای سرعت ایجاد اسناد، باعث کاهش شدید نیاز شما به تیم های متخصص فناوری اطلاعات میشود.
دستگاه های کپی پیشرفته شبکه و MFP ها اجازه میدهد تا پرونده ها بطور خودکار به یک پوشه از پیش تعریف شده در سیستم مدیریت اسناد یا حتی یک راه حل اشتراک گذاری فایل مبتنی بر سرویس ابری برای اشتراک گذاری با اعضای مختلف تیم بصورت فوری هدایت شوند. همچنین استفاده از فناوری های خاص اسکن میتواند پردازش فرم های کاغذ را با قرار دادن در قسمت های خاص روی یک سند کاغذ و استخراج داده های کلیدی از تصویر اسکن شده انجام دهد. سپس این داده ها برای هدایت خودکار سند بطور مستقیم برای گردش کار سریع تر و کارآمد تر استفاده میشود. در نهایت این به این معنی است که بیشتر مراحل دستی لازم بین اسکن سند و ارسال آن به اشخاص ثالث ناپدید میشوند.
امروزه و در حال حاضر بایگانی دیجیتال اسناد و اسکن انها بسیار رواج پیدا کرده است و جایگزین روش های گذشته شده است. افراد با استفاده از این نوع بایگانی به راحتی و سهولت می توانند به ذخیره سازی اطلاعات بپردازند. در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر در مورد مزایای این روش بدانید.
بدون شک جایگزین کردن بایگانی دیجیتال با بایگانی های سنتی، بایگانی های حجیم و پر دردسر مزایایی وجود دارد که غیر قابل چشم پوشی است. در ادامه برخی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال را برای شما ارائه میکنیم.
یکی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگان دیجیتال ، این است که تاثیر مستقیم روی بهبود فرآیندهای اداری و کاهش حجم به اصطلاح کاغذ بازی میشود زیرا در بایگانی های سنتی برای پیدا کردن یک سند خاص نیاز بود که حجم زیادی اسناد و مدارک را زیر و رو کنیم که این کار علاوه بر زمان بر بودن بسیار خسته کننده میباشد و انرژی زیادی را از نیروی کار میگیرد. از سوی دیگر احتمال گم شدن یا از بین رفتن برگه ای خاص در میان اسناد بسیار بالاست و همین یکی از بزرگترین معایب بایگانی به صورت سنتی میباشد.
اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین میبرد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا میباشد. یعنی میتوان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.
یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.
امروزه در زمینه ذخیره سازی و اسکن داده ها فناوری های جالبی ارائه شده است که OCR از جمله آنها می باشد. این نرم افزار این قابلیت را دارد تا با پردازش نوشته های چاپی ، آنها را به کاراکتر های قابل پردازش برای رایانه بدل کند. کاربرد های این فناوری از جهت های باعث مطرح شدن آن میان افراد شده است که در ادامه این کاربرد ها را بررسی خواهیم کرد.
وقتی در حال خواندن یک نوشته هستیم مغز ما با کمک چشم کاراکترهای اپتیکی را پردازش میکند که حتی متوجه چنین پردازشی نخواهیم شد چشم ها امکان اشکال ثبت شده کاراکترها را برعهده میگیرند و در ادامه مغز این کاراکترها را پردازش میکند.
تکنولوژی OCR نیز مشابه این فرآیند را بوسیله کامپیوترها امکان پذیر میکند . در این فرآیند تصاویر مربوط به یک متن یا سند از طریق تصویربرداری دیجیتال با دوربین دیجیتال های معمول یا اسکنر گرفته شده و به کامپیوتر داده میشود سپس این تصاویر به عنوان فایل های گرافیکی مورد استفاده قرار میگیرد.
در ابتدای این کار برای کامپیوتر برای این فایل ها هیچ تفاوتی با سایرفایل های تصویری مانند عکس های منظره و …. قائل نیست و تفاوت زمانی مشخص میشود که یک نرم افزار واسطه وارد این عملیات میشود. طی این فرآیند تصویر متن که برپایه فرمت های تصویری است به فایل متنی مانند txt یا docs و هر فرمت دیگری میتواند تبدیل شود.