همه چیز درباره سامانه های مدیریت اسناد

DMS 

می دانید که در سازمان ها همواره اطلاعات و مستنداتی وجود دارند که نحوه نگهداری از آنها بسیار حائز اهمیت است. از این جهت که بازیابی این اسناد در مواردی نیاز بوده و باید ممکن باشد. در اصل داده های این مدارک و پرونده ها در روند کاری لازم بوده و باید به آنها رجوع شود. سیستم مدیریت اسناد همین وظیفه را برعهده دارد؛ نگهداری، طبقه بندی و بازیابی این اطلاعات به صورت منظم و مرتب. 

بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.

دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود.  طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

• مالی
• اداری
• آموزشی
• پرسنلی
• و ….

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.

استانداردهای لازم یک DMS مناسب

• بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
• ایجاد کد یکتا برای اسناد
• نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
• بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
• نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
• امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
• امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
• بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
• امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
• ایجاد ارتباط بین اسناد
• امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)

  

  چرا از سیستم مدیریت اسناد استفاده کنیم؟

  • تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
  • از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
  • فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
  • از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
  • امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
  • اﻣﮑﺎن ﮔﺴﺘﺮش ﻣﺤﯿﻂ بهره برداری از اسناد
  • ‫اﻣﮑﺎن ﺗﺴﺮﯾﻊ در اﻣﺮ استفاده از اسناد و داده های درونی
  • ‫اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد ﺗﻨﻮع در اﺷﮑﺎل ﻣﺨﺘﻠﻒ اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﮑﺎن ﺣﻔﻆ اﻣﻨﯿﺖ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد ﭘﺸﺘﯿﺒﺎن ﻣﻄﻠﻮب آرﺷﯿﻮ و ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ اﺳﻨﺎد (Backup)