می دانید که در سازمان ها همواره اطلاعات و مستنداتی وجود دارند که نحوه نگهداری از آنها بسیار حائز اهمیت است. از این جهت که بازیابی این اسناد در مواردی نیاز بوده و باید ممکن باشد. در اصل داده های این مدارک و پرونده ها در روند کاری لازم بوده و باید به آنها رجوع شود. سیستم مدیریت اسناد همین وظیفه را برعهده دارد؛ نگهداری، طبقه بندی و بازیابی این اطلاعات به صورت منظم و مرتب.
بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.
دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود. طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :
به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.
پیشگیری از تولید اسناد کاغذی و گرایش به روش اسکن اسناد و بایگانی دیجیتال می تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ از جمله این دلایل سهولت بیشتر یافتن سوابق و ذخیره آنها و همچنین پشتیبان گیری از آنها می باشد. علاوه بر اینها اشتراک گذاری اسناد دیجیتالی از راه دور ممکن بوده و انتقال اطلاعات را راحت تر می کند.
بزرگترین مسئله این است که بیشتر پروژه های تبدیل اسناد و مدارک با تعداد زیادی سوابق برای تبدیل شروع می شوند، و این کار می تواند ترسناک باشد. در ادامه به بررسی نکاتی در خصوص اسکن اسناد خاص خواهیم پرداخت.
اکثر مشاغل تصمیم نمی گیرند که هر کاغذی را که ذخیره کرده اند اسکن کنند. شما بایستی سوابق خود را بر اساس برنامه نگهداری شرکت بررسی کنید و هر آنچه را که دیگر لازم نیست از بین ببرید. پس از اتمام کار، بیشترین اسنادی را که کاربرد زیادی دارند و به عبارتی خاص هستند را در اولویت قرار دهید و اگر آن را دیجیتالی کنید خواهید دید که بیشترین سود را برای شما خواهد داشت.
یک راه برای حل این موضوع تعیین تاریخ اسکن آن هم یک روز جلوتر است. تمام اسناد بعد از آن تاریخ و همه موارد قدیمی تر از آن تاریخ فقط در صورت دسترسی اسکن می شوند. این راه حل در حالی که اسناد قدیمی را بر اساس نیاز افراد تبدیل می کند ، به طور چشمگیری آنچه را که باید دیجیتالی شود ، کاهش می دهد.
گام دوم در هر پروژه تبدیل استاد این است که بفهمید چند صفحه را باید اسکن کنید . به این صورت که باید دامنه پروژه اسکن اسنادتان را بدانید .
یک جعبه پرونده استاندارد (10 “x 12” x 15 “) حدود 2500 صفحه پرونده یا اسناد را در خود جای می دهد. یک قفسه استاندارد حدود 200 صفحه در هر اینچ را در خود جای داده است. بیشتر پروژه ها را می توان بر اساس مضرب این میانگین ها تخمین زد. این دقیق تر از تلاش برای تخمین تعدادی از پرونده ها و سپس تلاش برای تخمین تعداد صفحات در هر پرونده است.
اسناد آموزشی شامل موارد مختلفی می شوند که از اصلی ترین آنها مقالات و اطلاعات پژوهشی هستند. این مسئله سبب شده است که نگهداری و حفظ این اطلاعات حائر اهمیت باشد. در ادامه برای آگاهی بیشتر شما در این باره به بررسی بهترین شیوه های اسکن اسناد پژوهشی خواهیم پرداخت.
برداشت شما از هر متن نوشتاری از طریق آشنایی با آن متن بیشتر می شود. یکی از موثرترین روش ها برای شروع نوع خواندن متفکرانه لازم برای کارهای دانشگاهی، این است که قبل از شروع مطالعه، از جزئیات متن یک نمای کلی از آن داشته باشیم. ابتدا با خلاصه کردن متن، می توانید درک کلی و منطقی آن را متوجه شوید. وقتی زمان محدودی برای مطالعه دارید، خلاصه سازی می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید که بر روی چه قسمتی از متن تمرکز داشته باشید.
در اینجا یک تکنیک برای خلاصه سازی متن وجود دارد. شاید لازم باشد آن را متناسب با سبک مطالعه خود تغییر دهید. ابتدا قبل از خلاصه سازی ، از برخی تکنیک های ساده ای که عادت داشتید انجام دهید استفاده کنید. سپس ، پاراگراف مقدماتی یا شاید دو پاراگراف اول را با دقت بخوانید. اگر عنوان مقاله پژوهشی در رابطه با چیزی که به دنبالش می گردید هم خوانی دارد سعی کنید توضیحات یا استدلال هایی که به ذهنتان خطور می کند را پیش بینی کنید.
یک یا دو جمله اول هر پاراگراف و همچنین جمله یا جملات پایانی را با دقت بخوانید.
در بین این جملات آغازین و پایانی ، چشمان خود را حرکت دهید و سعی کنید از جستجوی کلمات ناشناخته یا اصطلاحات سخت پرهیز کنید. هدف شما برداشتن مفاهیم عمیق و چیزی از الگوی کلی و اهمیت متن است. پاراگراف های پایانی را با دقت بخوانید. به نظر می رسد هدف کلی نویسنده چه باشد ؟ به یاد داشته باشید که ممکن است اشتباه کنید ، بنابراین آماده باشید تا پاسخ خود را اصلاح کنید.
اسناد و مدارک هر شرکت و اداره ای یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران عامل و سرپرست های شرکت های خصوصی و دولتی است. از سوی دیگر دسترسی و بایگانی این اوراق، یکی از مشکلات و مسائلی بوده که همواره سرعت و روند کار را برای اربابان رجوع دچار مشکل کرده است. از همین رو باید به دنبال شیوه ای برای رفع این دغدغه ها بود. اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین شیوه ها و روش ها برای رفع این مشکل خواهد بود.
دیجیتال سازی اسناد و اوراق به افراد این امکان را به افراد می دهد تا از مزایای بی شماری بهره مند شوند. از مهمترین فواید این امر می توان به این موضوع اشاره کرد که از امنیت و سلامت اسناد و مدارک می توان اطمینان حاصل کرد. از سوی دیگر به ارمندان و افراد شاغل این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان و تنها با جستجوی بخش کوتاهی از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفی اسکن اسناد و اوراق به افراد کمک میکند تا در فضای ابری و یا قطعات الکترونیکی بسیار کوچک، بخش بسیار بزرگی از اطلاعات خود را ذخیره کنند که همین موضوع نشان از امنیت و صرفه جویی در هزینه های نگهداری خواهد داشت.
اسکن و دیجیتال سازی اوراق و مدارک صرفا شامل شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی نخواهد بود. این موضوع بیان گر این امر است که موسسات آموزشی، مطب ها و بخش های درمانی، بانک ها و موسسات مالی نیز می توانند با بهره گیری از شیوه های اسکن مدارک می توانند به فواید و مزایای بی شمار این سیستم ها دست یابند. از سوی دیگر اسکن و دیجیتال سازی اسناد پزشکی، مالی و اداری به افراد این امکان را می دهد تا ادارات و بخش های درمانی دیگر نیز تنها با چند کلیک ساده به نامه، تصاویر، فیلم ها و اسناد و مدارک بیمار و یا شخص مراجعه کننده دست پیدا کنند.
از سوی دیگر و حسب به دستور دیوان محاسبات کشوری، تمامی مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی موظف خواهند بود که در اصرع وقت، نسبت به دیجیتال سازی و تبدیل داده ها و اسناد و مدارک خود به میکروفیلم ها اقدام کرده و آنرا به مراجع ذی ربط ارائه دهند. از این رو شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین و برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و دیجیتال سازی اسناد و مدارک افتخار دارد با در اختیار داشتن برترین کادر کشوری جهت ایجاد بایگانی های دیجیتال به مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی به مدیران عامل و صاحبان کسب و کار کمک کند.
ممکن است در موارد مختلفی نیاز به وجود یک اسکنر باشد اما کجا ، کدام نوع مناسب تر است؟ دفتر کار خانگی، SME یا شرکتی بزرگ، یا در هر مکان دیگری شما باید بدانید که چه ویژگی هایی در یک اسکنر می تواند کاربرد های لازمه را در حرفه شما داشته باشد. در ادامه راجع به مهم ترین نکات در هنگام انتخاب اسکنر مناسب بیشتر بدانید.
اسکنر های مختلفی در بازار وجود دارد که انتخاب را برای کاربران بسیار دشوار کرده است. از سویی گاه مشاوره هایی که در مغازه ها و یا فروشگاه ها صورت میگیرد هدف مند بوده و به دنبال فروش محصول خاصی هستند هرچند ممکن است این محصول و ابزار تناسبی با نیاز شما نداشته باشد. از همین رو به افراد توصیه می شود که پیش از خرید اقدام به کسب اطلاعات بسیار زیادی در خصوص محصول مورد نظر کسب کنند
اسکنر های مسطح:
اسکنرهای مسطح مانند ماشین های تکراری کار می کنند. آنها می توانند مواد را از هر دو نوع نازک و ضخیم ، از ورقهای کاغذی گرفته تا کتابها و مجلات ضخیم بررسی کنند. برای بررسی یک نسخه ، فقط آن را روی صفحه شیشه ای قرار دهید ، گیره را درست فشار داده و اجازه دهید که تصویر به طرز کامل اسکن شود . اسکنرهای چیدمان قابل توجهی که می توانند بایگانی های اندازه قانونی را بررسی کنند ، در بازار قابل دسترسی هستند.
اسکنر عکس:
اسکنرهای عکس به پردازنده های تصویری با دقت بالا مجهز شده اند که برای بررسی نگاتیوهای عکس و ایجاد بزرگنمایی های درخشان آن ها مجهز شده اند.
اسکنرهای قابل حمل:
اسکنرهای همه کاره بزرگتر از اسکنرهای دستی ، با وجود وزن کمتر از اسکنرهای مسطح معمولی ، در صورت نیاز مشتری به روشی برای فیلتر کردن بایگانی ها هنگام کار ، می توانند عملکرد قابل توجهی داشته باشند.