همه چیز درباره سامانه های مدیریت اسناد

DMS 

می دانید که در سازمان ها همواره اطلاعات و مستنداتی وجود دارند که نحوه نگهداری از آنها بسیار حائز اهمیت است. از این جهت که بازیابی این اسناد در مواردی نیاز بوده و باید ممکن باشد. در اصل داده های این مدارک و پرونده ها در روند کاری لازم بوده و باید به آنها رجوع شود. سیستم مدیریت اسناد همین وظیفه را برعهده دارد؛ نگهداری، طبقه بندی و بازیابی این اطلاعات به صورت منظم و مرتب. 

بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.

دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود.  طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

• مالی
• اداری
• آموزشی
• پرسنلی
• و ….

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.

استانداردهای لازم یک DMS مناسب

• بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
• ایجاد کد یکتا برای اسناد
• نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
• بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
• نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
• امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
• امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
• بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
• امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
• ایجاد ارتباط بین اسناد
• امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)

  

  چرا از سیستم مدیریت اسناد استفاده کنیم؟

  • تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
  • از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
  • فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
  • از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
  • امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
  • اﻣﮑﺎن ﮔﺴﺘﺮش ﻣﺤﯿﻂ بهره برداری از اسناد
  • ‫اﻣﮑﺎن ﺗﺴﺮﯾﻊ در اﻣﺮ استفاده از اسناد و داده های درونی
  • ‫اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد ﺗﻨﻮع در اﺷﮑﺎل ﻣﺨﺘﻠﻒ اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﮑﺎن ﺣﻔﻆ اﻣﻨﯿﺖ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﮑﺎن اﯾﺠﺎد ﭘﺸﺘﯿﺒﺎن ﻣﻄﻠﻮب آرﺷﯿﻮ و ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ اﺳﻨﺎد (Backup)

اسکن سازی اسناد پژوهشی

برترین شیوه اسکن اسناد پژوهشی

اسناد آموزشی شامل موارد مختلفی می شوند که از اصلی ترین آنها مقالات و اطلاعات پژوهشی هستند. این مسئله سبب شده است که نگهداری و حفظ این اطلاعات حائر اهمیت باشد. در ادامه برای آگاهی بیشتر شما در این باره به بررسی بهترین شیوه های اسکن اسناد پژوهشی خواهیم پرداخت. 

برداشت شما از هر متن نوشتاری از طریق آشنایی با آن متن بیشتر می شود. یکی از موثرترین روش ها برای شروع نوع خواندن متفکرانه لازم برای کارهای دانشگاهی، این است که قبل از شروع مطالعه، از جزئیات متن یک نمای کلی از آن داشته باشیم. ابتدا با خلاصه کردن متن، می توانید درک کلی و منطقی آن را متوجه شوید. وقتی زمان محدودی برای مطالعه دارید، خلاصه سازی می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید که بر روی چه قسمتی از متن تمرکز داشته باشید.

در اینجا یک تکنیک برای خلاصه سازی متن وجود دارد. شاید لازم باشد آن را متناسب با سبک مطالعه خود تغییر دهید. ابتدا قبل از خلاصه سازی ، از برخی تکنیک های ساده ای که عادت داشتید انجام دهید استفاده کنید. سپس ، پاراگراف مقدماتی یا شاید دو پاراگراف اول را با دقت بخوانید. اگر عنوان مقاله پژوهشی در رابطه با چیزی که به دنبالش می گردید هم خوانی دارد سعی کنید توضیحات یا استدلال هایی که به ذهنتان خطور می کند را پیش بینی کنید.

اهمیت اسکن مدارک و اسناد پژوهشی

یک یا دو جمله اول هر پاراگراف و همچنین جمله یا جملات پایانی را با دقت بخوانید.

در بین این جملات آغازین و پایانی ، چشمان خود را حرکت دهید و سعی کنید از جستجوی کلمات ناشناخته یا اصطلاحات سخت پرهیز کنید. هدف شما برداشتن مفاهیم عمیق و چیزی از الگوی کلی و اهمیت متن است. پاراگراف های پایانی را با دقت بخوانید. به نظر می رسد هدف کلی نویسنده چه باشد ؟ به یاد داشته باشید که ممکن است اشتباه کنید ، بنابراین آماده باشید تا پاسخ خود را اصلاح کنید.

بهترین روش های اسکن نقشه کاغذی

اسکن نقشه 

می دانید که بایگانی دیجیتال یک روش مناسب برای نگهداری و ذخیره اطلاعات است که استفاده از آن در تمامی ادرات و سازمان ها ممکن می باشد. اما نکته مورد توجه به کارگیری نقشه های کاغذی در برخی از این شرکت ها میباشد؛ در رابطه با اینکه مناسب ترین روش ها برای اسکن نقشه کدام هستند، در ادامه اطلاعات بیشتری کسب کنید. 

مرحله 1

اینکه بتوانید یک اسکنر بزرگ پیدا کنید تا بتواند یک نقشه کاغذی کامل را پوشش دهد ، مهم است. اگر این اسکنر در دسترس شما نبود و پیدا نشد ، شما می توانید توپوگرافی یا یک کتابفروشی بزرگ یا چاپگر کتاب را به جای آن امتحان کنید.

مهم ترین مراحل اسکن نقشه 

مرحله 2A

اگر بتوانید از یک اسکنر بزرگ استفاده کنید، می توانید همزمان نقشه را اسکن کنید. اما به یاد داشته باشید که قسمت نقشه زمین را در یک فایل جداگانه از پرونده مورد نظر اسکن کنید، یعنی دو فایل خواهید داشت یکی برای نقشه و دیگری برای شرح نقشه. همچنین ، یک کپی از یک تصویر دیجیتال اصلی از کل نمای نقشه تهیه کرده و نقشه را از قسمت شرح آن برش دهید.

مرحله 2B

برای اسکن نقشه کاغذی بزرگتر از نقشه های زمین شناسی، یا اگر فقط یک اسکنر کوچک دارید، نقشه باید در قسمت هایی اسکن شود و بعداً به هم چسبیده شود.

جهت گیری نقشه 

اگر می خواهید نقشه را در قطعات اسکن کنید، همیشه سعی کنید محل عبور خطوط سیاه افقی و عمودی را در هر چهار گوشه حفظ کنید. خطوط مستقیم افقی و عمودی سیاه روی نقشه، ارتفاع و طول جغرافیایی است. سپس پیوند دادن و ارجاع قسمت های جغرافیایی بسیار راحت تر خواهد بود.

مرحله 2C

اگر اسکنر در دسترستان نبود، می توانید از یک دوربین دیجیتال خوب استفاده کنید. جهت اسکن نقشه کاغذی آن را در محلی که دارای نور کافی باشد، بدون تابش خیره کننده نوری باز کنید. گاهی اوقات ورق های سفید در قسمت های کناری باعث پخش شدن نور می شوند و از انعکاس های بد خورشید یا لامپ بر روی سوژه جلوگیری می کنند.

نرم افزارمدیریت مستند

آشنایی با نرم افزار های مدیریت مستند

در رابطه با مدیریت اسناد چه می دانید؟ شیوه ای که برای ساماندهی به ذخیره اطلاعات و اسناد و نگهداری از آنها استفاده می شود، در قالب کاغذی یا الکترنیکی ، مدیریت اسناد نامیده می شود. هر شرکتی برای نگهداری از اسناد و مدارک و بازیابی آنها نوعی مدیریت را در پیش گرفته است. 

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند چیست؟

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

برترین نرم افزار های حسابداری

نرم افزار های حسابداری برتر

در رابطه با نرم افزار های حسابداری چه می دانید؟ این نرم افزار های در راستای کمک به حسابدارHن در ثبت و گزارشات مروط به معاملات شرکت ها و موسسات مورد استفاده قرار گرفته و عموما عملکرد مجزایی در رابطه با کالاهای مختلف دارند. در ادامه راجع به این نوع نرم افزار ها بیشتر بدانید. 

شرکت های بزرگتر ممکن است تصمیم بگیرند که یک راه حل سفارشی را که تعداد زیادی اطلاعات را از بخشهای مختلف ادغام می کند، پیاده سازی کنند‌. شرکت های کوچک اغلب کالا های آماده مصرف را انتخاب می کنند. اما این بخش نیز در دیجیتال سازی اسناد موثر است.شرکتهای مختلف نسبت به کاری که انجام می دهند، انتظارات متفاوتی از نرم افزارهای حسابداری دارند. برخی ممکن است فقط برنامه ای برای کالا های آماده مصرف داشته باشند، در حالی که برخی دیگر به برنامه ای سفارشی و پیچیده نیاز دارند.

نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

اما به طور کلی این برنامه ها انجام ، فهم و تجزیه و تحلیل محاسبات حسابداری را آسان می کند. فضای کمتری از دفتر برای نرم افزار حسابداری مورد نیاز است، زیرا استفاده از داده های فیزیکی را منسوخ کرده و این باعث صرفه جویی در هزینه های اجاره می شود.

نرم افزار حسابداری بازیابی داده های حسابداری قدیمی را آسان تر می کند، که برای حسابرسی های داخلی و خارجی مفید است.

درک عملکرد نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری منبعی فوق العاده مهم برای کسب و کار مدرن می باشد . این نرم افزار امکان ردیابی دقیق معاملات مالی و گزارش و تجزیه و تحلیل فوری را فراهم می کند. قبل از استفاده از این برنامه ها ، این کارها باید با استفاده از مجلات معاملات بزرگ توسط نیروی انسانی انجام می شد.

گزارش های موقت به دلیل کارهایی که در تحکیم مطالب دستی انجام می شود، عموما غیر عملی بودند. نرم افزار حسابداری این وظایف را به طور خودکار انجام می دهد، هزینه های حسابداری را کاهش داده و تصمیم گیری مالی بهتر را از طریق گزارش به موقع امکان پذیر می کند.