موبایل و اسکن مدارک

 نرم افزار های موبایل برای اسکن اسناد

در گذشته اسکن اسناد و مدارک با استفاده از چاپگر های قدیمی و یا اسکنر های یکپارچه صورت می گرفت اما اکنون دیگر زمان آن رسیده است که این گونه موارد جای خود را به تازه وارد هایی مانند نرم افزار های اسکن موبایل ها بدهند. چرا که با استفاده از آنها می توان در هر شرایطی و بدون نیاز به چاپگر، پروسه اسکن را به انجام رساند. 

برای تمامی آن مشاغلی که می خواهند استفاده از کاغذ را متوقف کنند نرم افزار های موبایل برای اسکن اسناد وجود دارد که بهترین گام در مسیر فناوری می باشد. اگر تلفن هوشمند همراه با دوربین مناسبی دارید، شما این امکان را خواهید داشت که از برنامه های اسکن زیر برای اسکن رسید، کارت ویزیت و اسناد و غیره استفاده کنید.

1. CamScanner

این نرم افزار محبوب ترین برنامه اسکن برای Android است که به شما امکان اسکن، ذخیره و همچنین همگام سازی اسناد را می دهد. این برنامه می تواند کیفیت اسکن را با کمک برش و افزایش گرافیک و متن افزایش دهد. از طرف دیگر، اگر برای نسخه مجاز این برنامه بایستی پرداخت درون برنامه ای را انجام دهید، ویژگی و کیفیت نوری را که می تواند تصاویر را به متن قابل استفاده تبدیل کند را در اختیار خواهید گرفت.

علاوه بر نسخه های رایگان و دارای مجوز، ویژگی دیگر استخراج متن از تصاویر، ایمن سازی اسناد مهم همراه با رمز عبور و به اشتراک گذاری پرونده های PDF / JPEG ، نمابر و چاپ است. با استفاده از این برنامه ، می توانید از همکاران برای مشاهده و همچنین نظر دادن در مورد اسکن در یک گروه دعوت کنید.

2. Office lens

این یک برنامه فوق العاده دیگر است که توسط مایکروسافت ایجاد شده و نه تنها اسناد شما را اسکن می کند بلکه می تواند تصاویر را به PowerPoint ، Word و PDF تبدیل کند و هرجا که خواستید ذخیره کند. این برنامه قابلیت به اشتراک گذاری تصاویر تخته سفید و تخته سیاه را دارد.

همه چیز در مورد اسکن اسناد پرسنلی

اسکن مدارک پرسنلی 

اسکن اسناد پرسنلی در ادارات و دفاتر کار از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که حجم انبوهی از اطلاعات ذخیره شده و بخشی از این حجم نیز مربوط به اطلاعات شخصی پرسنل موجود در شرکت و یا اداره مربوطه می باشد. بناربر همین موضوع باید علاوه بر ذخیره آنها باید به ایمن بودن و دسترسی آسان نیز توجه داشت. در اینجاست که اهمیت اسکن اسناد و مدارک پرسنلی خود را نشان می دهد. 

با این حال، برای کسانی که  در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید  در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمی‌دهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .

روش های اسکن مدارک و اسناد پرسنلی

اگر سندی به عنوان نسخه PDF  نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند  ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .

بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما

وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.

همه چیز در رابطه با اسکن اسناد حقوقی

اسکن مدارک و اسناد حقوقی

اسناد و مدارک انواع مختلفی دارند که از جمله ی آنها می توان به اسناد پزشکی ، اداری و حقوقی اشاره کرد. اسناد حقوقی در دفاتر حقوقی باید به گونه ای منظم بایگانی شوند تا در صورت لزوم به آنها رجوع شود. اما اینکه با چه روشی می توان بهترین و منظم ترین آرشیو را برای این اسناد ایجاد کرد ، موضوع مورد بحث ما خواهد بود. 

یکی از مهمترین و ساده ترین شیوه هایی که به افراد و سازمان این امکان را می هد تا با کمترین هزینه، کوتاه ترین زمان و با بالاترین کیفیت به بایگانی منظم و ایمن دست پیدا کنند دیجیتال سازی اسناد و اسکن اسناد حقوقی است.

اسکن و بایگانی دیجیتال به سرپرستان  این امکان را می دهد تا دسترسی های محدود و مشخصی را برای افراد ایجاد کرده از امینت پرونده های خود اطمینان حاص کنند.

از دیگر فواید دیجیتال سازی اسناد حقوقی باید به ایجاد محیطی امن و ایجاد مانعی برای بروز عوامل و خطرات محیطی مانند آتش سوزی، زلزله و سرقت را نام برد. از این رو به افراد و سازمان ها توصیه می شود تا در اولین فرصت نسبت به ایجاد بایگانی دیجیتال اقدام کنند.

دیجیتال سازی مدارک و  اسناد حقوقی

شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و بایگانی دیجیتال، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری آماده خدمت رسانی به تمامی شرکت ها و ادارات خصوصی و دولتی جهت ایجاد بایگانی دیجیتال و آرشیو اسناد و مدارک است.

اسکن تصاویر

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

دیجیتال سازی اسناد حقوقی به کاربران این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان به پرونده ها و اسناد مختلف دست پیدا کنند به طوری که کافیست بخشی کوتاه ازمشخصات پرونده را در نرم افزار جست جو کرده و به طور کامل پرونده را در صفحه نمایش خود مشاهده کنند.

استفاده از نرم افزار های ایجاد آرشیو و بایگانی دیجیتال به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا در خصوص صحت مدارک، امنیت، دسترسی آسان و ساده اطمینان حاصل کنند.

اسکن تصویر

اصول اسکن تصویر

پیش از این گفتیم که یکی از بهترین روش ها برای بایگانی اسناد و مدارک ، اسکن اسناد و مدارک است که مزایای زیادی داشته و این مزایا را نیز باهم بررسی کرده ایم. با توجه به اینکه اسکن و آرشیو دیجیتال در بسیاری از موارد مانند اسناد اداری ، پزشکی و حقوقی کاربرد دارد ، ممکن است که در این نوع پرونده تصاویر موجود نیز نیاز به اسکن داشته باشند. 

از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و  مناسب شود.

اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.

در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.

• اسکن اسناد و مدارک
• اسکن عکس و تصویر
• بایگانی دیجیتال
• بایگانی میکروفیلم

مهم ترین فواید اسکن تصاویر

همانطور که گفته شد ایجاد یک بایگانی دیجیتال دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که میتوان سهولت دست یابی به اسناد را اصلی ترین اثر این بایگانی ها دانست. اما اسکن تصاویر به نوبه خود دارای فواید بی شماری است. از مهمترین فوایدی که می توان برای این موضوع به آن اشاره داشت باید افزایش کیفیت، امکان زوم و بزرگ نمایی بر روی تصاویر دانست.

در بایگانی های دیجیتال افراد پس از دست یابی به اطلاعات پرونده مورد نظر می توانند تمامی تصاویر موجود در این پرونده را با کیفیت تماشا کنند. از دیگر فواید این بایگانی ها می توان به اطمینان از امنیت و دور ماندن اسناد از آسیب ها و خطرات جانبی مانند آتش سوزی، پاره شدن و فرسودگی به مرور زمان دانست.

بهترین نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد

در راستای گسترش کاربرد بایگانی دیجیتال و محبوبیت آن در میان مردم ، نرم افزار هایی برای مدیریت فایل های اسکن شده ارائه شدند. این نرم افزار های مدیریت اسناد در واقع در تنوع بسیار زیادی یافت می شوند اما نکته ای که وجود دارد این است که همه ی این نرم افزار ها باید چند مشخصه ی مهم و کلیدی را دارا باشند. در ادامه شما را با این مشخصه ها آشنا خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های مدیریت اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.