اسکن اسناد و مدارک
همه چیز درباره اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالاسکن اسناد و مدارک
همه چیز درباره اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالهمه چیز در رابطه با دیجیتال سازی اسناد
دیجیتال سازی مدارک و اسناد
یکی از مواردی که همواره دغدغه ی شرکت ها و ادارات محسوب شده است. بایگانی اطلاعات است. اطلاعات و اسناد موجود در این شرکت ها عموما در اتاق بایگانی حفظ و نگهداری می شوند که به اندازه ی کافی امنیت این اطلاعات را تامین نکرده و مشکلاتی را در پی دارد. خطر حوادثی مانند آتش سوزی و یا خطاهای انسانی عامدانه و یا غیر این اسناد و اطلاعات را تهدید می کند.
از این رو و در راستای اجرای ماده ۷ از تبصره ۲ ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ ۹/ ۱۰/ ۱۳۷۸ کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد
نماید.
دیوان محاسبات کشور به عنوان تنها ارگان ناظر دولت، مجوز فعالیت در زمینه پروسه اسکن اسناد بایگانی و تبدیل آنها به میکروفیلم را فقط به تعداد محدودی از شرکتهای خصوصی (با شرایط بسیار خاص )اعطا نموده است. شرکت آسان بایگان پارسی پس از طی مراحل قانونی به عنوان یکی از معدود بنگاه های اقتصادی فعال در این زمینه توانست در سال ۱۳۹۳مجوز فعالیت از دیوان محاسبات کشور را دریافت نماید.
نرم افزار اسکن اسناد و مدارک
سرعت بخشیدن به پرونده ها و مدارک بایگانی شده نیاز امروز شرکت ها و ادارت است. بدین منظور، شرکت ها به دنبال راه های کاهش هزینه ها و بهبود بهره وری هستند. از این رو شرکت ها باید از ابزاری برای سرعت بخشیدن به فعالیت های خود در راستاری پاسخ به اربابان رجوع استفاده کنند. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت آرشیو یکی از بهترین شیوه ها برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک است.
نرمافزار Centervision
این نرم افزار محصول شرکت BankTec به سادگی و سرعت کارایی کسب و کار شما را بهبود می بخشد. این نرم افزار یک پلت فرم واحد مشترک برای بهینه سازی استقرار، اجرا و مدیریت سایت های پردازش سند چند گانه از طریق یک کسب و کار جهانی است. با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه کسب و کار مناسب یا ایجاد کننده دانش، نرم افزار Centervision همه داد ه‌های وارد شده را به سرعت آماده می‌کند تا خدمات مشتریان با بالاترین کیفیت را ارائه کند.
همه چیز در رابطه با اسکن اسناد سازمانی
اسکن اسناد اداری
یکی از مشکلات بسیار شایع در ادارات و سازمان ها نگهداری از اسناد و پرونده ها می باشد. این اسناد و مدارک کاغذی با اشغال فضای زیاد و همچنین احتیاج به نگهداری و مراقبت در برابر عوامل محیطی و مخرب ، به دغدغه ای بدل شده اند و همچنین حفاظت از آنها به لحاظ مالی نیز بار سنگینی را بر دوش این ادارات می گذارد.
از طرفی بیرون کشیدن پرونده ای در میان انبوهی از کاغذ ها و پرونده ها در اتاق های بایگانی درست در زمانی که تنها یک کارمند در این اتاق ها فعالیت می کند یک شکل بسیار بزرگ بر سر راه ارباب رجوع و حتی سایر کارمندان بوده است.
در راستای اجرای ماده ۷ از تبصره ۲ ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ ۹/ ۱۰/ ۱۳۷۸ کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند.
طی سال های گذشته افراد مختلفی برای رفع این مشکلات تلاش کرده اند که حاصل این تلاش ها ایجاد محیطی مناسب و ایمن برای بایگانی بوده است. اسکن مدارک سازمانی و یا عبارت دیگر اسکن پرونده های اداری راه حل پیشنهادی این افراد برای ادارات و سازمان های خصوصی و دولتی است.
فواید اسکن پرونده های اداری
اسکن و بایگانی اسناد و مدارک سازمانی می تواند منجر به اتفاقات بسیار خوبی در میان این ادارت شود. از مهمترین این فواید باید ایجاد محیطی امن برای پرونده ها را ذکر کرد، به گونه ای که با اسکن سازی و ایجاد دسترسی های محدود می توان تنها به افراد خاصی اجازه دست یابی به اسناد خاص سازمان یا اداره را داد. در حالی که در اتاق های بایگانی این امکان وجود ندارد.
از دیگر فواید اسکن پرونده های اداری و اسکن اسناد سازمانی باید به دسترسی سریع به پرونده مدنظر اشاره کرد به طوری که تنها با جستجو نام پرونده و یا مشخصات بسیار کمی از آن می توانید پرونده را به صورت کامل در صفحه نماش خود مشاهده کنید.
همه چیز در رابطه با اسکن اسناد حقوقی
اسکن مدارک و اسناد حقوقی
اسناد و مدارک انواع مختلفی دارند که از جمله ی آنها می توان به اسناد پزشکی ، اداری و حقوقی اشاره کرد. اسناد حقوقی در دفاتر حقوقی باید به گونه ای منظم بایگانی شوند تا در صورت لزوم به آنها رجوع شود. اما اینکه با چه روشی می توان بهترین و منظم ترین آرشیو را برای این اسناد ایجاد کرد ، موضوع مورد بحث ما خواهد بود.
یکی از مهمترین و ساده ترین شیوه هایی که به افراد و سازمان این امکان را می هد تا با کمترین هزینه، کوتاه ترین زمان و با بالاترین کیفیت به بایگانی منظم و ایمن دست پیدا کنند دیجیتال سازی اسناد و اسکن اسناد حقوقی است.
اسکن و بایگانی دیجیتال به سرپرستان این امکان را می دهد تا دسترسی های محدود و مشخصی را برای افراد ایجاد کرده از امینت پرونده های خود اطمینان حاص کنند.
از دیگر فواید دیجیتال سازی اسناد حقوقی باید به ایجاد محیطی امن و ایجاد مانعی برای بروز عوامل و خطرات محیطی مانند آتش سوزی، زلزله و سرقت را نام برد. از این رو به افراد و سازمان ها توصیه می شود تا در اولین فرصت نسبت به ایجاد بایگانی دیجیتال اقدام کنند.
دیجیتال سازی مدارک و اسناد حقوقی
شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و بایگانی دیجیتال، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری آماده خدمت رسانی به تمامی شرکت ها و ادارات خصوصی و دولتی جهت ایجاد بایگانی دیجیتال و آرشیو اسناد و مدارک است.
اسکن تصاویر
نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد
دیجیتال سازی اسناد حقوقی به کاربران این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان به پرونده ها و اسناد مختلف دست پیدا کنند به طوری که کافیست بخشی کوتاه ازمشخصات پرونده را در نرم افزار جست جو کرده و به طور کامل پرونده را در صفحه نمایش خود مشاهده کنند.
استفاده از نرم افزار های ایجاد آرشیو و بایگانی دیجیتال به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا در خصوص صحت مدارک، امنیت، دسترسی آسان و ساده اطمینان حاصل کنند.
3 کاربرد مهم اسکن مدارک
انواع اسکن مدارک و اسناد
از جمله روش هایی که در زمینه ذخیره سازی اطلاعات مورد توجه قرار گرفته است ف اسکن اسناد و مدارک است که انواع مختلفی داشته و کاربرد های منحصر ب فرد خود را دارد. اکنون در این مطلب قصد داریم انواع اسکن مدارک و ویژگی هاای هر یک را مورد بررسی قرار دهیم.
- اسکن اسناد پرسنلی:
همه شما به خوبی می دانید که در هر سازمانی واحدهای گوناگون وجود دارد و هر یک از این واحدها بر اساس فعالیت هایی که دارند مدارک شان ر ا تولید می کنند. اسکن اسناد و مدارک از جمله مهمترین و اصلی ترین مدارکی می باشد که هر سازمانی آن را دارد. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن توجه شود. از آنجایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی در حال افزایش می باشد باید از آنها به خوبی نگهداری شود و سیستم الکترونیکی اسکن یکی از بهترین سیستم ها به شمار می رود. نصب و راه اندازی این برنامه می تواند به شما کمک کند که به بهترین نحو ممکن بهره وری سازمان ها را افزایش دهید.
- اسکن اسناد حسابداری و مالی
فاکتورهای خرید و اسنادی که مربوط به حسابداری یک شرکت و سازمان می باشد از جمله مهمترین اسناد یک شرکت به شمار می رود. در واقع باید بدانید این مدارک بسیار پر استفاده می باشد و افرادی که در بخش حسابداری کار می کنند بیش از اندازه روزانه به این مدارک نیاز دارند و باید از آنها استفاده کنند. اگر به خوبی نتوانید از این فاکتورها نگهداری کنید و کنترل دقیقی روی آنها نداشته باشید امکان دارد که هزینه های زیادی را پرداخت نمایید.
- اسکن اسناد و پرونده های پزشکی
بیشتر مراکز خدمات درمانی مانند مراکز های جراحی، بیمارستان ها، مطب های خصوصی، دندانپزشکی ها، کلینیک ها و …. نیاز دارند که سوابق بیماران خود را نگهداری کنند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین نرم افزارهایی می باشد که شما می توانید پرونده های پزشکی را درون آن جای دهید. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه رتبه مراکز درمانی شما بالاتر می رود هزینه های دسترسی پیدا کردن به آن را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد.