بایگانی دیجیتال اسناد و مدارک

فواید اسکن و بایگانی دیجیتال

امروزه و در حال حاضر بایگانی دیجیتال اسناد و اسکن انها بسیار رواج پیدا کرده است و جایگزین روش های گذشته شده است. افراد با استفاده از این نوع بایگانی به راحتی و سهولت می توانند به ذخیره سازی اطلاعات بپردازند. در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر در مورد مزایای این روش بدانید. 

بدون شک جایگزین کردن بایگانی دیجیتال با بایگانی های سنتی، بایگانی های حجیم و پر دردسر مزایایی وجود دارد که غیر قابل چشم پوشی است. در ادامه برخی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال را برای شما ارائه میکنیم.

 آسان تر شدن کارها

یکی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگان دیجیتال ، این است که تاثیر مستقیم روی بهبود فرآیندهای اداری و کاهش حجم به اصطلاح کاغذ بازی میشود زیرا در بایگانی های سنتی برای پیدا کردن یک سند خاص نیاز بود که حجم زیادی اسناد و مدارک را زیر و رو کنیم که این کار علاوه بر زمان بر بودن بسیار خسته کننده میباشد و انرژی زیادی را از نیروی کار میگیرد. از سوی دیگر احتمال گم شدن یا از بین رفتن برگه ای خاص در میان اسناد بسیار بالاست و همین یکی از بزرگترین معایب بایگانی به صورت سنتی میباشد.

اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین میبرد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا میباشد. یعنی میتوان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.

سرعت زیاد جستجو با بایگانی دیجیتال

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.