اسکن اسناد و مدارک
همه چیز درباره اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالاسکن اسناد و مدارک
همه چیز درباره اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالاسکن کتب غیردرسی و درسی
کاربرد های اسکن کتاب
علاوه بر اسناد و مدارک در زمینه کتاب های درسی و یا غیر درسی نیز از اسکن و بایگانی دیجیتال استفاده می کنند. به این صورت که با استفاده از این روش می توان یک کپی دیجیتال از هر کتاب را ذخیره سازی کرده و این باعث آسان شدن عمل جست و جو نیز می شود. محبوبیت این روش نیز به علت مزیت هایی ست که دارد. در ادامه بیشتر به این موضوع خواهیم پرداخت.
بعد از دیجیتال سازی (کتاب های مورد علاقه و با ارزش، آلبوم تصاویر، خاطرات خانوادگی، کتاب های تصویری، مجلات خاص و …) می توان آن را به فرمت مورد نظر تبدیل کرد، برای مثال تبدیل کتاب به PDF و یا فرمت های دیگری مانند PDF ، PDF Searchable ، Word ، Mobi، Epub، و … همچنین درصورتی که نیاز به چاپ مجدد کتاب بود و یا کیفیت فایل خروجی برایتان بسیار مهم است می توان در صورت درخواست کتاب را مجددا صفحه آرایی می کنند.
اسکن با استفاده از اسکنر کتاب
Book-scanner یا اسکنر کتاب دستگاهی است که بدون آسیب رساندن به مجلد (کتاب، مجله و سایر موارد مشابه) قابلیت تصویربرداری و دیجیتال سازی از آن را دارا می باشد. اسکنر کتاب انواع مختلفی دارد که به روش های متفاوت عمل اسکن و نهایتا تهیه خروجی دیجیتال را انجام می دهند. تنها نکته ای که می توان در مورد اسکنرهای کتاب گفت این است که هرچقدر سنسور تصویربرداری با مجلد فاصله کمتری داشته باشد، عمل دیجیتال سازی با کیفیت و دقت بالاتری انجام خواهد شد.
از انواع اسکنرهایی مرتبط به اسکن کتاب می توان به اسکنر تمام اتوماتیک کتاب (فاصله سنسور با کتاب ۱۰ سانتی متر) اسکنر نیمه اتوماتیک کتاب (سنسور تصویربرداری با کتاب ۱ سانتی متر فاصله دارد)، اسکنر تصویربرداری از بالا (فاصله سنسور با مجلد ۳۰ سانتی منر) اسکنر تخت (فاصله سنسور تا مجلد (کمتر از ۱ سانتی متر)؛ اسکنر کششی (جهت اسکن کتاب باید برش بخورد – فاصله تا سنسور تقریبا صفر) این اسکنرها برای اسکن مواردی مانند کتاب، مجله، نسخه های خطی و موارد مشابه استفاده کرد.
انتخاب نوع اسکنر برای اسکن مجلد بستگی به نوع مجلد برای دریافت بالاترین کیفیت خروجی یا طبق درخواست افراد انجام می شود.
همه چیز در رابطه با اسناد تجاری
استفاده از اسناد تجاری
یکی از انواع اسناد که در حوزه ی استفاده ی بسیاری از افراد دیده می شوند ، اسناد تجاری هستند. این اسناد دارای ویزگی هایی هستند که آگاهی از آنها می تواند به جهت استفاده ی صحیح و کاربردی حائز اهمیت باشد. علت ارائه ی این مطلب نیز آشنایی شما با این نوع از اسناد و مشخصه های مهم آن است.
اسناد تجاری و کاربرد های آن
اسناد تجاری وسیله‌ای هستند که معاملات غیرنقدی را تسهیل می‌کنند که به عبارتی پرداختی این معاملات توسط این اسناد صورت می‌گیرد و در واقع مهمترین ویژگی این اسناد ، کارکرد آنها به عنوان وسیله پرداخت است.
مبنای اولیه ایجاد اسناد تجاری به خصوص برات و سفته ، جلوگیری از خطرات احتمالی ناشی از حمل مقدار زیاد پول نقد از مکانی به مکان دیگر ، سرقت راهزنان و کاهش هزینه حمل و نقل و در نتیجه سود آوری ، بوده است . اما به تدریج فوایدی دیگری برای این اسناد مطرح گردید . مهم ترین فایده را باید به ابزار پرداخت بودن در معاملات غیر نقدی اشاره کرد . علاوه بر این موارد به تدریج وسیله‌ای برای کسب اعتبار و تامین مالی نیز به کار رفت . جمیع جهات سبب گردید ، مردم و علی الخصوص تجار در معاملات خود به جای حمل پول نقد ، از اسنادی تجاری به صورت حال یا مدت دار استفاده کنند .
3 کاربرد مهم اسکن مدارک
انواع اسکن مدارک و اسناد
از جمله روش هایی که در زمینه ذخیره سازی اطلاعات مورد توجه قرار گرفته است ف اسکن اسناد و مدارک است که انواع مختلفی داشته و کاربرد های منحصر ب فرد خود را دارد. اکنون در این مطلب قصد داریم انواع اسکن مدارک و ویژگی هاای هر یک را مورد بررسی قرار دهیم.
- اسکن اسناد پرسنلی:
همه شما به خوبی می دانید که در هر سازمانی واحدهای گوناگون وجود دارد و هر یک از این واحدها بر اساس فعالیت هایی که دارند مدارک شان ر ا تولید می کنند. اسکن اسناد و مدارک از جمله مهمترین و اصلی ترین مدارکی می باشد که هر سازمانی آن را دارد. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن توجه شود. از آنجایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی در حال افزایش می باشد باید از آنها به خوبی نگهداری شود و سیستم الکترونیکی اسکن یکی از بهترین سیستم ها به شمار می رود. نصب و راه اندازی این برنامه می تواند به شما کمک کند که به بهترین نحو ممکن بهره وری سازمان ها را افزایش دهید.
- اسکن اسناد حسابداری و مالی
فاکتورهای خرید و اسنادی که مربوط به حسابداری یک شرکت و سازمان می باشد از جمله مهمترین اسناد یک شرکت به شمار می رود. در واقع باید بدانید این مدارک بسیار پر استفاده می باشد و افرادی که در بخش حسابداری کار می کنند بیش از اندازه روزانه به این مدارک نیاز دارند و باید از آنها استفاده کنند. اگر به خوبی نتوانید از این فاکتورها نگهداری کنید و کنترل دقیقی روی آنها نداشته باشید امکان دارد که هزینه های زیادی را پرداخت نمایید.
- اسکن اسناد و پرونده های پزشکی
بیشتر مراکز خدمات درمانی مانند مراکز های جراحی، بیمارستان ها، مطب های خصوصی، دندانپزشکی ها، کلینیک ها و …. نیاز دارند که سوابق بیماران خود را نگهداری کنند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین نرم افزارهایی می باشد که شما می توانید پرونده های پزشکی را درون آن جای دهید. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه رتبه مراکز درمانی شما بالاتر می رود هزینه های دسترسی پیدا کردن به آن را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد.
نکاتی در رابطه با اسکن مدارک
5 نکته مهم برای اسکن اسناد
شاید اسکن اسناد و داده هاو استفاده از روش بایگانی دیجیتال مورد توجه قرار گرفته باشد اما در این باره نیز مشکلاتی وجود دارد. برای مثال شاید شما نیز برای نگهداری فایل های دیجیتالی با حجم بالا با مشکل رو به رو شده باشید. در ادامه ما قصد داریمک به بررسی نکاتی در مورد اسکن مدارک بپردازیم که آگاهی و استفاده از آنها این مشکل را حل می کند.
- یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.
هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.
2. قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.
نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلید واژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.
3. ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.
اسکن و دیجیتال سازی تخصص آسان بایگان است. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.
4. فایل های غیر ضروری را حذف کنید.
در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟
اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.