اسکن اسناد و مدارک
همه چیز درباره اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالاسکن اسناد و مدارک
همه چیز درباره اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتالاسکن تصویر
اصول اسکن تصویر
پیش از این گفتیم که یکی از بهترین روش ها برای بایگانی اسناد و مدارک ، اسکن اسناد و مدارک است که مزایای زیادی داشته و این مزایا را نیز باهم بررسی کرده ایم. با توجه به اینکه اسکن و آرشیو دیجیتال در بسیاری از موارد مانند اسناد اداری ، پزشکی و حقوقی کاربرد دارد ، ممکن است که در این نوع پرونده تصاویر موجود نیز نیاز به اسکن داشته باشند.
از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و مناسب شود.
اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.
در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.
- اسکن اسناد و مدارک
- اسکن عکس و تصویر
- بایگانی دیجیتال
- بایگانی میکروفیلم
مهم ترین فواید اسکن تصاویر
همانطور که گفته شد ایجاد یک بایگانی دیجیتال دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که میتوان سهولت دست یابی به اسناد را اصلی ترین اثر این بایگانی ها دانست. اما اسکن تصاویر به نوبه خود دارای فواید بی شماری است. از مهمترین فوایدی که می توان برای این موضوع به آن اشاره داشت باید افزایش کیفیت، امکان زوم و بزرگ نمایی بر روی تصاویر دانست.
در بایگانی های دیجیتال افراد پس از دست یابی به اطلاعات پرونده مورد نظر می توانند تمامی تصاویر موجود در این پرونده را با کیفیت تماشا کنند. از دیگر فواید این بایگانی ها می توان به اطمینان از امنیت و دور ماندن اسناد از آسیب ها و خطرات جانبی مانند آتش سوزی، پاره شدن و فرسودگی به مرور زمان دانست.
همه چیز در مورد پرونده های پزشکی
پرونده ها و اطلاعات پزشکی
پرونده های پزشکی در حقیقت اطلاعاتی جامع و کامل از عملکرد پزشکان و کادر درمان هستند که در بیمارستان ها باید بایگانی شده و نگهداری شوند تا در موارد لزوم از آنها استفاده شود. در ادامه کاربرد این پرونده ها و لزوم بایگانی آنها به روش دیجیتال را مورد بررسی قرار خواهیم داد. برای آگاهی بیشتر در این باره با ما همراه باشید.
ثبت اطلاعات پزشکی در پرونده های بیمارستانی و پرونده پزشکی ، درحقیقت مستندسازی فعالیت های انجام شده توسط تیم پزشکی در بیمارستان و منعکس کننده فعالیت هاس پزشکان، پرستاران و سایر دستاندرکاران تیم پزشکی است. پرونده های بیمارستانی علاوه بر اینکه در موارد قانونی و تشخیص قصور و خطا های کادر پزشکی می توانند مورد استناد قرار گیرند، همچنین می توانند به عنوان مهم ترین منابع جمع آوری اطلاعات بیماران در تحقیقات کمی وکیفی، حاوی اطلاعات مفیدی برای محققین علوم پزشکی باشند. به طوری که در بسیاری از بیماری ها، اطلاعات دقیق تشخیص بیماری صرفاً براساس پرونده های بیمارستانی قابل اکتساب است و پرسش از بیماران در خصوص نوع بیماریشان چندان کمک کننده نخواهد بود.
عواملی که باعث زیر سؤال رفتن صحت یک پرونده می شود شامل از قلم افتادگی یک قسمت مهم از پرونده که شاید اطمینان از کل پرونده را سلب کند و کوتاهی و غفلت در یادداشت مراحل مراقبت اضطراری پس از معالجه است. به دلیل این که مستند سازی پس از ارائه خدمت به بیمار انجام می شود، ممکن است اغلب دقیق، کامل و آن چنان که مورد نیاز و مطلوب است، صورت نگیرد. از این رو بهتر است از دیجیتال سازی اسناد و مدارک استفاده شود.
اوراق مختلف در پرونده های پزشکی
به طورکلی اوراقی که لازم است در پرونده بیماران بستری در بیمارستان وجود داشته باشد شامل دو قسمت است، اوراق اصلی و اوراق مخصوص.
اوراق اصلی برگ هایی هستند که در پرونده تمام بیماران بستری باید وجود داشته باشند ولی اوراق مخصوص برگ هایی هستند که برحسب اقدامات مورد نیاز برای بیمار، ممکن است به پرونده اضافه شوند.
برگهای دیگری از قبیل چارت دارویی برگ حسابداری و سایر اوراق متفرقه نظیر صفحه ای برای نوشتن وسایل مصرفی (مثل پروتزهای ارتوپدی یا پیسمیکر قلبی و …) نیز در پرونده وجود دارند که بعد از این برگها قرار میگیرند. در ادامه به معرفی برخی از این برگه ها میپردازیم.
مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال
جستجوی سریع با اسکن و بایگانی دیجیتال
مزایایی که روش بایگانی دیجیتال برای افراد ایجاد می کند ، موجب گسترش رواج این روش ذخیره سازی داده ها در میان مردم شده است. از جمله ی این مزایا اشغال فضای کمتر و سرعت بیشتر در هنگام جست و جو است که در ادامه راجع به آن بیشتر صحبت خواهیم کرد.
یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.
کاهش فضای اشغال شده
کاهش فضای اشغال شده یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال است. در بایگانی های سنتی معمولا به تدریج که تعداد اسناد و مدارک کاغذی رو به افزایش میگذاشت ، فضای مورد نیاز بایگانی ما نیز افزایش میافت به طوری که در حد یک اتاق هم جا اشغال میکرد و ما را با انبوهی از پوشه ها و زونکن ها که کاغذهای زیادی به آن ها الحاق پیدا کرده بود رو به رو میساخت. بایگانی بصورت دیجیتال تمام آن اتاق شلوغ و پر از کاغذ و سند را به یک حافظه فلش کوچک که به راحتی در جیب شما هم قابل جایگیری است مبدل میسازد.
دسته بندی امن تر با بایگانی دیجیتال
در ابتدای این نوشته اشاره ای به این داشتیم که اسناد کاغذی ممکن است گم شوند و یا حتی از بین بروند . فرض کنید یک سند خیلی خاص که حتی دارای یک کپی است کاملا ازبین برود ، حال چه اتفاقی می افتد؟
تکنولوژی اسکن اسناد
مراحل اسکن مدارک
اسکن دیجیتال از اسناد چنین خطری را به طور کامل از بین میبرد. اسکن دیجیتال این امکان را بوجود می آورد که براحتی بتوانید بر روی اسناد خود کنترل داشته باشید و کامل بدانید که چه کسی و در چه تاریخی آن را بوجود آورده یا ویرایش کرده است. پس بایگانی دیجیتال این امکان را فراهم میکند تا دسترسی های خاص را به افراد خاص بدهید و خیالتان از این که سندتان توسط افراد دیگر دستکاری ، حذف یا تغییر داده شود ، راحت باشد.
کاهش هزینه ها
هزینه ها در بایگانی های سنتی بسیار بالاست علاوه بر اینکه هزینه های مالی زیادی همراه دارد ، هزینه هایی مانند اشغال فضای بسیار زیاد ، زمان مورد نیاز برای یافتن هر سند و….. را نیز شامل میشود. با استفاده از اسکن و بایگانی دیجیتال میتوان تمامی اسناد کاغذی را دور دور ریخت و از این طریق علاوه بر صرفه جویی در هزینه ، در فضا و زمانی که باید برای یافتن اسناد بکار ببریم نیز صرفه جویی میشود.
برای اطلاع از هزینه های ایجاد بایگانی دیجیتال رو قیمت اسکن مدارک کلیک کنید.
بهترین نرم افزار آرشیو اسناد
نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد
در راستای گسترش کاربرد بایگانی دیجیتال و محبوبیت آن در میان مردم ، نرم افزار هایی برای مدیریت فایل های اسکن شده ارائه شدند. این نرم افزار های مدیریت اسناد در واقع در تنوع بسیار زیادی یافت می شوند اما نکته ای که وجود دارد این است که همه ی این نرم افزار ها باید چند مشخصه ی مهم و کلیدی را دارا باشند. در ادامه شما را با این مشخصه ها آشنا خواهیم کرد.
- قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
- دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
- قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
- قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
- قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
- قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
- پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
- قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری
OCR چیست ؟
مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.
نرم افزار های مدیریت اسناد
آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.
اطلاعات طبقه بندی شده
تعریف اطلاعات طبقه بندی شده
اسناد محرمانه و یا طبقه بندی شده انواعی از اسناد هستند که معمولا برای حفاظت از اطلاعات مهم و محرمانه به کار برده می شوند. در رابطه با اینکه در چه مواردی بیشتر کاربرد دارند و همچنین اطلاعات بیشتر در رابطه با این اسناد ، در ادامه ی مطلب صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید تا در این باره بیشتر بدانید.
اطّلاعات طبقه‌بندی یا اسناد طبقه بندی شده ،اطلاعات حساسی است که، بر پایه قانون یا مقرّرات داخلی بنگاه‌های مالک آن، دسترسی به آن برای گروه خاصی منع شده است. گاه اصطلاح «اسناد طبقه‌بندی‌شده» یا «اطلاعات محرمانه» نیز در این مورد به کار می‌رود. تقریبا همه دولت ها ضوابطی برای طبقه بندی اسناد و اطلاعات دارند. بسیاری از شرکت های خصوصی نیز برای حفاظت از اطلاعات مالی و فنی خود نوعی نظام طبقه بندی دارند.
در نظام دولتی ایران معمولاً اطلاعات طبقه بندی شده چهار دسته هستند.
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- کاملا سری
آشنایی با اسنادطبقه بندی شده
طبق ماده (۱) آئین نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی شماره ۱۴–۱۷۰/م – ۲/۱۰/۱۳۵۴ وزارت دادگستری، «اسناد سری و محرمانه دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آن ها بشود به چهار طبقه تقسیم می‌شوند: طبقه اول ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیری برساند. طبقه دوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها منافع عمومی و امنیت ملی را دچار مخاطره کند.
طبقه سوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها نظام امور سازمان ها را مختل و اجرای وظائف اساسی آن ها را ناممکن کند. طبقه چهارم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد.
اگرچه “اطلاعات یا اسناد طبقه بندی شده ” به طبقه بندی رسمی و علامتگذاری اصولی بر حسب حساسیت اشاره دارد، ولی حسی شبیه به سانسور هم ایجاد میکند. اغلب بین طبقه بندی امنیتی رسمی و علائم حریم خصوصی مانند “تجاری با اطمینان” تمایز قائل می شوند.
اسکن تصاویر
اسکن اسناد و مدارک
طبقه بندی ها را می توان با کلمات کلیدی دیگری استفاده کرد که دستور العمل های دقیق تری در مورد نحوه استفاده یا محافظت از داده‌ها ارائه می دهد.
برخی از شرکت ها و سازمان های غیر دولتی نیز به دلیل محافظت از اسرار تجاری، یا قوانین و مقررات مربوط به امور مختلف از جمله حریم شخصی، رسیدگی به پرونده های قانونی و زمان انتشار اطلاعات مالی، یک سطح اطلاعاتی را به اطلاعات خصوصی خود اختصاص می دهند.