می دانید که بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها همواره در ادارات و شرکت ها یک مشکل اساسی بوده است ؛ یکی از دیگر از موارد نیازمند به بایگانی دقیق و مناسب اطلاعات ، دبیرخانه است که مرکز تبادل و جایگیری حجم انبوهی از نامه ها و کاغذ های اداری است. در ادامه در رابطه با نرم افزار های ایجاد دبیرخانه صحبت خواهیم کرد.
۱- نرم افزار دبیرخانه آدا
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه: