اتوماسیون اداری یک فناوری هوشمند است که در افزایش سهولت و سرعت انجام کار ها در مشاغل مختلف نقش بسزایی دارد. این موضوع اما سبب نشده است که بسیاری از مشاغل به درک درستی از این سیستم دست پیدا کنند. با وجود اینکه بر اساس تخمین مک کینزی می توان 45 درصد از مشاغل را با استفاده از فناوری های روز به صورت خودکار انجام داد، موانع مختلفی برای اتوماسیون اداری وجود دارد که در ادامه آنها را بررسی خواهیم کرد.
با این حال ، 22٪ از مشاغل برنامه ای برای یادگیری به صورت ماشینی ندارند . 29٪ برنامه ای برای استفاده از پردازش زبان طبیعی ندارند (و شاید تعجب آورتر باشد) 25٪ از مشاغل قصد ندارند از قدرت اتوماسیون فرآیند رباتیک استفاده کنند. اصطکاک های آشکاری در اطراف اتوماسیون وجود دارد .
چه اتفاقی برای کارگرانی که فرایندهای ناسازگار را به حال خود رها می کنند می افتد ؟ چگونه می توانید راه حل های جامع اتوماسیون را بدون انتقال نقدینگی قابل توجه به تیم های داخلی فناوری اطلاعات جمع کنید؟ برای این کار از کجا شروع می کنید؟ بیایید نگاهی به این سوالات بیندازیم و در مورد برخی از راه حل های اتوماسیون اداری که می توانید بدون نیاز به تعمیرات اساسی فناوری با آن ها شروع کنید بیندازیم .
شاید این مجموع ناشناخته های مربوط به اتوماسیون اداری باشد که باعث می شود تجارت شما از مزایای آن استقبال نکند. شاید همین موضوع که نمی دانید از کجا باید شروع کنید مشکل اصلی باشد ، یا شاید این تصورات غلط منفی است که در زمینه تغییر مهارت و انتقال نیروی کار در هنگام تحول کار دیجیتالی اتفاق می افتد. صنعت نشان داده است که اتوماسیون بیش از آنکه نیروی کار موجود را از بین ببرد مهارت های جدید و نقش های بهتری ایجاد کرده است. مجمع جهانی اقتصاد پیش بینی کرده است که اتوماسیون 58 میلیون شغل بیشتر از مشاغل جایگزینی ایجاد خواهد کرد .
در رابطه با اتوماسیون اداری چه می دانید؟ شاید ندانید اما شما در طی کار های روزانه خود از آن استفاده می کنید؛ هنگامی که دکمه قهوه ساز را روشن می کنید و یا درب گاراژ را با استفاده از ریموت، و خیلی موارد دیگر ... در واقع استفاده شما از امکاناتی که توسط فناوری خودکار فراهم شده اند ، این مفهوم را بیان می کند. در ادامه در این باره بیشتر بدانید.
درک این موضوع تنها در بخش های اداری که از ابزارات رایانه ای استفاده می شود بسیار منطقی است. می توان “اتوماسیون اداری” را استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند پردازش متن، حسابداری و پست الکترونیکی تعریف کرد.
ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .
اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.
Margrethe H. Olson و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل” اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند الزامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.