بایگانی دیجیتال مدارک آموزشی

اسکن پرونده ها و مدارک آموزشی

یکی از مواردی که در دانشگاه و مدارس و مراکز تحصیلی گریبانگیر افراد است ، نگهداری و بایگانی اطلاعات و مدارک محصلان است. مدارک آموزشی هم زمان زیادی را در هنگام جست و جو می طلبند و هم هنگام نگهداری نیازمند فضای زیادی هستند. به همین علت است که در ادامه قصد داریم راجع به اسکن مدارک آموزشی که راه حلی مناسب در این باره است ، صحبت کنیم.

دیجیتال سازی پرونده های  دانشگاهی

بایگانی و نگه داری پرونده ها هزینه های خاموشی برعهده سازمان می گذارند که معمولا این هزینه ها در برنامه ریزی های کوتاه مدت به چشم نخواهند آمد؛ این امر باعث کاهش راندمان به صورت نامحسوس می شود. اسکن و دیجیتال سازی می تواند در مدیریت زمان و کاهش هزینه های مراکز آموزشی بسیار موثر باشد.

برای مثال فرض کنید نیاز به محتوای پرونده یک شخص خاص دارید، باید از اتاق خود به بایگانی مراجعه کنید، این مراجعه تابع شرایطی مانند فاصله شما تا بایگانی، مدت حضور، پاسخگویی سریع مسئول بایگانی، ضوابط خروج پرونده از بایگانی و … است، حال اینکه پس از دیجیتال سازی بدون این که نیازی به بلند شدن از پشت میز کار خود داشته باشید، تنها با ورود چند دکمه در کسری از ثانیه پرونده مورد نظر، در دسترس است.

از آنجایی که پرونده های تحصیلی هرشخص تقریبا مهم ترین اوراق زندگی آن شخص هستند، و تقریباً اکثر استنادهای مهم اداری به این مدارک و شواهد که در دوران تحصیل فرد شکل گرفته است رجوع می کنند، حفظ و نگه داری این اوراق با گذشت زمان به امری هزینه بر و دشوار برای مدارس و دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی مبدل می شود. با اسکن مدارک آموزشی می توان تا صدها سال پرونده را بدون نگرانی از هزینه های نگه داری یا گاها از بین رفتن پرونده ها، نگه داری نمود.