می دانید که امروزه حجم انبوهی از اطاعات در میان افراد در حال مبادله و ذخیره سازی است و همین امر احتیاج افراد را به ایجاد آرشیو دیجیتال بیشتر می کند. علاوه بر اینکه دسترسی آسان از جمله ملزومات بسیاری از موارد است و اسکن و بایگانی دیجیتال این امکان را به افراد می دهد. در ادامه راجع به فناوری های جدید ایجاد آرشیو اطلاعات بیشتری کسب کنید.
استفاده از تکنولوژی های جدید برای ایجاد آرشیو دیجیتال روز به روز در حال گسترش است. از آنجایی که سرعت در دنیای تجارت هر روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود، از وکلا انتظار میرود هر روز پاسخگوی مطالبات بیشتری شوند، در نتیجه نیاز به تولید اسناد با سرعت فزاینده ای افزایش میابد. با وجود فرآیندهای مختلف بین ایجاد و تکمیل یک سند، تیم ها باید تمام تلاش خود را بکار گیرند تا این فرآیند را کاهش دهند. از این رو استفاده از تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو اهیمت بسیار زیادی دارند.
دیجیتال شدن اسناد باعث شده انقلاب عظیمی در سرعت تولید و ذخیره سازی اسناد پدید آید و بکار بردن جدیدترین فناوری ها دایما این سرعت را افزایش می دهد. جدا از این ها این فناوری ها علاوه بر ارتقای سرعت ایجاد اسناد، باعث کاهش شدید نیاز شما به تیم های متخصص فناوری اطلاعات میشود.
دستگاه های کپی پیشرفته شبکه و MFP ها اجازه میدهد تا پرونده ها بطور خودکار به یک پوشه از پیش تعریف شده در سیستم مدیریت اسناد یا حتی یک راه حل اشتراک گذاری فایل مبتنی بر سرویس ابری برای اشتراک گذاری با اعضای مختلف تیم بصورت فوری هدایت شوند. همچنین استفاده از فناوری های خاص اسکن میتواند پردازش فرم های کاغذ را با قرار دادن در قسمت های خاص روی یک سند کاغذ و استخراج داده های کلیدی از تصویر اسکن شده انجام دهد. سپس این داده ها برای هدایت خودکار سند بطور مستقیم برای گردش کار سریع تر و کارآمد تر استفاده میشود. در نهایت این به این معنی است که بیشتر مراحل دستی لازم بین اسکن سند و ارسال آن به اشخاص ثالث ناپدید میشوند.