اسناد و مدارک با سایز بالا به میزان زیادی اشغال فضا را در پی دارند. در این گونه موارد باید از روش اسکن سایز بزرگ برای ذخیره سازی اطلاعات استفاده کرد. در این فرایند با اسکنر LFD در راستای دسترسی و نگهداری آسان تر اسناد را به صورت فایل هایی با فرمت های .PDF ، .TIFF ، .DWG ، .DXF و .JPEG در آورده و بایگانی می کنند. در ادامه راجع به مزایا و معایب این روش بیشتر بدانید.
صحبت از نام گذاری “قالب بزرگ” این معنی را می دهد که یکی از مزایای بارز اسکن سایز بزرگ ، کاهش اندازه است. با این حال، اسکن کردن مزایای دیگری نیز دارد.
ذخیره، یافتن آسان، ارسال و دسترسی به پرونده های دیجیتال آسان تر می شود. حتی 10 دقیقه جستجو برای یافتن پرونده های کاغذی می تواند به سرعت باعث اتلاف وقت زیادی شود. با این حال، جستجوی کلمه کلیدی می تواند به سرعت اسنادی را ردیابی کند که باعث صرفه جویی در وقت زیادی شود.
2. ذخیره سازی و مدیریت آسان
سازمان دهی و مدیریت اسناد – به ویژه مقاله های بزرگ – دشوار است. این بدان معناست که آنها اغلب در جعبه هایی بسته بندی شده و در اتاقهای پشتی اداره یا بخش های دیگر نگهداری می شوند. با استفاده از پرونده های دیجیتال ، می توان همه آنها را به راحتی در یک بخش مدیریتی آسان مانند یک سیستم عامل ابری ذخیره کرد.
3. ذخیره سازی مرکزی و نمایه سازی
با اسکن و دیجیتال سازی اسناد ، نسخه های دیجیتالی جدید در بخش های مرکزی مانند سیستم عامل های ابری یا سایر سیستم های مدیریت اسناد ذخیره می شوند. پرونده ها هنگام اسکن آشکار می شوند ، بنابراین می توانید آنها را بر اساس نام ، تاریخ ایجاد ، نوع پرونده و سایر دسته ها مرتب کنید.
4. جستجوی کلید واژه و قابلیت دسترسی به آن
به جای حذف نوارهای لاستیکی و غربال کاغذها ، می توان با استفاده از یک جستجوی ساده از کلمه کلیدی مورد نظر ، اسناد دیجیتالی با قالب بزرگ را به هنگام آشکار شدن پیدا کرد و به آنها دسترسی داشت.