5 فناوری جدید برای آرشیو دیجیتال

جدیدترین تکنولوژی های ایجاد آرشیو

می دانید که امروزه حجم انبوهی از اطاعات در میان افراد در حال مبادله و ذخیره سازی است و همین امر احتیاج افراد را به ایجاد آرشیو دیجیتال بیشتر می کند. علاوه بر اینکه دسترسی آسان از جمله ملزومات بسیاری از موارد است و اسکن و بایگانی دیجیتال این امکان را به افراد می دهد. در ادامه راجع به فناوری های جدید ایجاد آرشیو اطلاعات بیشتری کسب کنید. 

استفاده از تکنولوژی های جدید برای ایجاد آرشیو دیجیتال روز به روز در حال گسترش است. از آنجایی که سرعت در دنیای تجارت هر روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود، از وکلا انتظار میرود هر روز پاسخگوی مطالبات بیشتری شوند، در نتیجه نیاز به تولید اسناد با سرعت فزاینده ای افزایش میابد. با وجود فرآیندهای مختلف بین ایجاد و تکمیل یک سند، تیم ها باید تمام تلاش خود را بکار گیرند تا این فرآیند را کاهش دهند. از این رو استفاده از تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو اهیمت بسیار زیادی دارند.

دیجیتال شدن اسناد باعث شده انقلاب عظیمی در سرعت تولید و ذخیره سازی اسناد پدید آید و بکار بردن جدیدترین فناوری ها دایما این سرعت را افزایش می دهد. جدا از این ها این فناوری ها علاوه بر ارتقای سرعت ایجاد اسناد، باعث کاهش شدید نیاز شما به تیم های متخصص فناوری اطلاعات میشود.

مسیریابی خودکار مدارک اسکن شده

دستگاه های کپی پیشرفته شبکه و MFP ها اجازه میدهد تا پرونده ها بطور خودکار به یک پوشه از پیش تعریف شده در سیستم مدیریت اسناد یا حتی یک راه حل اشتراک گذاری فایل مبتنی بر سرویس ابری برای اشتراک گذاری با اعضای مختلف تیم بصورت فوری هدایت شوند. همچنین استفاده از فناوری های خاص اسکن میتواند پردازش فرم های کاغذ را با قرار دادن در قسمت های خاص روی یک سند کاغذ و استخراج داده های کلیدی از تصویر اسکن شده انجام دهد. سپس این داده ها برای هدایت خودکار سند بطور مستقیم برای گردش کار سریع تر و کارآمد تر استفاده میشود. در نهایت این به این معنی است که بیشتر مراحل دستی لازم بین اسکن سند و ارسال آن به اشخاص ثالث ناپدید میشوند.

بایگانی دیجیتال اسناد و مدارک

فواید اسکن و بایگانی دیجیتال

امروزه و در حال حاضر بایگانی دیجیتال اسناد و اسکن انها بسیار رواج پیدا کرده است و جایگزین روش های گذشته شده است. افراد با استفاده از این نوع بایگانی به راحتی و سهولت می توانند به ذخیره سازی اطلاعات بپردازند. در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر در مورد مزایای این روش بدانید. 

بدون شک جایگزین کردن بایگانی دیجیتال با بایگانی های سنتی، بایگانی های حجیم و پر دردسر مزایایی وجود دارد که غیر قابل چشم پوشی است. در ادامه برخی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال را برای شما ارائه میکنیم.

 آسان تر شدن کارها

یکی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگان دیجیتال ، این است که تاثیر مستقیم روی بهبود فرآیندهای اداری و کاهش حجم به اصطلاح کاغذ بازی میشود زیرا در بایگانی های سنتی برای پیدا کردن یک سند خاص نیاز بود که حجم زیادی اسناد و مدارک را زیر و رو کنیم که این کار علاوه بر زمان بر بودن بسیار خسته کننده میباشد و انرژی زیادی را از نیروی کار میگیرد. از سوی دیگر احتمال گم شدن یا از بین رفتن برگه ای خاص در میان اسناد بسیار بالاست و همین یکی از بزرگترین معایب بایگانی به صورت سنتی میباشد.

اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین میبرد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا میباشد. یعنی میتوان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.

سرعت زیاد جستجو با بایگانی دیجیتال

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

OCR و کابرد آن

نرم افزار OCR را بشناسیم 

امروزه در زمینه ذخیره سازی و اسکن داده ها فناوری های جالبی ارائه شده است که OCR از جمله آنها می باشد. این نرم افزار این قابلیت را دارد تا با پردازش  نوشته های چاپی ، آنها را به کاراکتر های قابل پردازش برای رایانه بدل کند. کاربرد های این فناوری از جهت های باعث مطرح شدن آن میان افراد شده است که در ادامه این کاربرد ها را بررسی خواهیم کرد. 

 طریقه ی کارکرد OCR 

وقتی در حال خواندن یک نوشته هستیم مغز ما با کمک چشم کاراکترهای اپتیکی را پردازش میکند که حتی متوجه چنین پردازشی نخواهیم شد چشم ها امکان اشکال ثبت شده کاراکترها را برعهده میگیرند و در ادامه مغز این کاراکترها را پردازش میکند.

تکنولوژی OCR نیز مشابه این فرآیند را بوسیله کامپیوترها امکان پذیر میکند . در این فرآیند تصاویر مربوط به یک متن یا سند از طریق تصویربرداری دیجیتال با دوربین دیجیتال های معمول یا اسکنر گرفته شده و به کامپیوتر داده میشود سپس این تصاویر به عنوان فایل های گرافیکی مورد استفاده قرار میگیرد.

در ابتدای این کار برای کامپیوتر برای این فایل ها هیچ تفاوتی با سایرفایل های تصویری مانند عکس های منظره و …. قائل نیست و تفاوت زمانی مشخص میشود که یک نرم افزار واسطه وارد این عملیات میشود.  طی این فرآیند تصویر متن که برپایه فرمت های تصویری است به فایل متنی مانند txt  یا docs و هر فرمت دیگری میتواند تبدیل شود.

تکنولوژی های اسکن

 اسکنر و انواع آن

می دانید که در دنیای امروز حجم انبوهی از اطلاعات در تایم های زمانی کوتاه در حال مبادله و ذخیره سازی است. این مهم از طریق اسکن اسناد و مدارک و داده ها صورت می گیرد. به همین جهت اهمیت اسکنر ها و افزایش قدرت و مزایای آنها حائز اهمیت است. در این مطلب قصد داریم به بررسی فناوری های CCD و CSI ، دو نوع تکنولوژی اسکنر ها بپردازیم. 

در طی سال های اخیر ، اهمیت اسکن در جاهایی که با اسناد مهندسی و عریض سروکار دارند رو به روز بیشتر شده است. وقتی به اسکن اسناد عریض فکر می کنیم ، متوجه می شویم که واقعاً همچین نیازی وجود دارد. در اینجا به برخی از مزایای کلیدی اسکنرهای اسناد اشاره می کنیم:

تکنولوژی اسکن CCD

از دیگر فناوری اسکن CCD است . این فناوری همان فناوری ای است که در دوربین های قدیمی دیجیتال از آن استفاده میشد ( امروز در اغلب دوربین ها از فناوری CMOS و در انواع پیشرفته و گرانقیمت از فناوری BSI استفاده میشود.) . CCD از عدسی ها برای ثبت تصویر روی سنسورها استفاده میکند. از این فناوری اغلب برای اسکن تصاویر رنگی با جزییات بالا در تصویر برداری استفاده میشود.

نرم افزار مدیریت اسناد

این اسکنرها به دلیل استفاده از CCD باعث شده تا انتخاب اول هنرمندان برای اسکن گرافیکی و هنری باشد. ولی با این حال از اسکنرهای دارای فناوری CCD در اسکن نقشه های مهندسی و اسناد با جزییات بالا نیز استفاده میشود. قدرت ثبت جزییات در این اسکنرها باعث میشود که میتوانند نقشه هایی را که چندین بار تا خورده اند با ثبت عمق زیادی از جزییات امکان حذف رد تا خوردگی در آن را بطور کامل از بین ببرند.

درواقع بخاطر کیفیت بسیاربالا در اسکن جزئیات است که تکنولوژی اسکن CCD را به بهترین انتخاب برای کارهای گرافیکی و هنری تبدیل کرده است. اما این موضوع باعث نمی شود که از تکنولوژی اسکن CCD در کارهای مهندسی و اسناد حرفه ای استفاده نشود! بسیار از شرکت های ساختمانی ، مشاوره ای و تولیدی از این نوع اسکنرها استفاده می کنند.

اسکن اسناد و مراحل آن

 اسکن اسناد و مدارک

ذخیره سازی و نگهداری از داده ها امروزه به امر مهمی بدل شده است که برای انجام آن نیز روش های مختلفی وجود دارد. بهترین روش در این راستا ، ذخیره سازی دیجیتال و اسکن اسناد و مدارک است چرا که می توان حجم زیادی از اطلاعات را در یک هارد و یا فلش ذخیره کرده و به راحتی حمل و یا نگهداری کرد. مراحلی که در هنگام اسکن مدارک طی می شود به صورت زیر است:

• آماده سازی اسناد و مدارک ( این مرحله در قیمت اسکن مدارک به طور کامل شرح داده شد.)
• اسکن اسناد و مدارک که شامل ایجاد تصاویر دیجیتال از اسناد است.
• ارتقا دادن وضوح تصاویر اسکن شده برای خوانایی بیشتر
• استاندارد سازی فرمت های اسکن شده بسته به نوع اسناد
• بایگانی کردن اسناد اسکن شده با نرم افزارهای مخصوص آرشیو سازی

نمونه ای از یک سند اسکن شده

با توجه به توضیحات مختصر بالا شاید این فرآیند در ظاهر بسیار پیچیده و زمان بر و در عین حال گیج کننده بنظر برسد ، اما از این نظر نگران نباشد و تمامی مراحل اسکن اسناد خود را به ما واگذار کنید.

تیم ما دارای افراد متخصص و با سابقه در زمینه ایجاد آرشیو دیجیتال از اسناد میباشد. کافیست با ما تماس بگیرید و در مورد نوع اسناد خود با متخصصین ما صحبت کنید و پس از مشخص شدن و دسته بندی اسناد شما ، باقی کارها و فرآیند اسکن مدارک را به ما واگذار کنید و دیگر نگران هیچ چیز نباشید.

اسکن مدارک در تهران

اسکن اسناد دارای مزایا و برتری هایی نسبت به بایگانی به روش سنتی است که در آینده به طور مفصل آن را برای شما شرح خواهیم داد. از اعتماد شما به شرکت ما در جهت اسکن مدارکتان سپاس گزاریم.