بهترین نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد

در راستای گسترش کاربرد بایگانی دیجیتال و محبوبیت آن در میان مردم ، نرم افزار هایی برای مدیریت فایل های اسکن شده ارائه شدند. این نرم افزار های مدیریت اسناد در واقع در تنوع بسیار زیادی یافت می شوند اما نکته ای که وجود دارد این است که همه ی این نرم افزار ها باید چند مشخصه ی مهم و کلیدی را دارا باشند. در ادامه شما را با این مشخصه ها آشنا خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های مدیریت اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.

مهم ترین نرم افزار های مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک

برای مدیریت فایل ها و اسناد دیجیتال باید از نرم افزار های مدیریت اسناد استفاده کنید که به یکی یا چند مورد خاص محدود نبوده و دارای تنوع بالایی هستند. اما با این وجود همه ی آنها دارای ویژگی های مشترکی هستند که مشخصه های کلیدی هر نرم افزار مدیریت اسنادی محسوب می شوند. در ادامه این ویژگی ها را بررسی خواهیم کرد. 

ویژگی های نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک 

این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
• عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
• امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
• امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری