پیش از این گفتیم که یکی از بهترین روش ها برای بایگانی اسناد و مدارک ، اسکن اسناد و مدارک است که مزایای زیادی داشته و این مزایا را نیز باهم بررسی کرده ایم. با توجه به اینکه اسکن و آرشیو دیجیتال در بسیاری از موارد مانند اسناد اداری ، پزشکی و حقوقی کاربرد دارد ، ممکن است که در این نوع پرونده تصاویر موجود نیز نیاز به اسکن داشته باشند.
از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و مناسب شود.
اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.
در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.
همانطور که گفته شد ایجاد یک بایگانی دیجیتال دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که میتوان سهولت دست یابی به اسناد را اصلی ترین اثر این بایگانی ها دانست. اما اسکن تصاویر به نوبه خود دارای فواید بی شماری است. از مهمترین فوایدی که می توان برای این موضوع به آن اشاره داشت باید افزایش کیفیت، امکان زوم و بزرگ نمایی بر روی تصاویر دانست.
در بایگانی های دیجیتال افراد پس از دست یابی به اطلاعات پرونده مورد نظر می توانند تمامی تصاویر موجود در این پرونده را با کیفیت تماشا کنند. از دیگر فواید این بایگانی ها می توان به اطمینان از امنیت و دور ماندن اسناد از آسیب ها و خطرات جانبی مانند آتش سوزی، پاره شدن و فرسودگی به مرور زمان دانست.
در راستای گسترش کاربرد بایگانی دیجیتال و محبوبیت آن در میان مردم ، نرم افزار هایی برای مدیریت فایل های اسکن شده ارائه شدند. این نرم افزار های مدیریت اسناد در واقع در تنوع بسیار زیادی یافت می شوند اما نکته ای که وجود دارد این است که همه ی این نرم افزار ها باید چند مشخصه ی مهم و کلیدی را دارا باشند. در ادامه شما را با این مشخصه ها آشنا خواهیم کرد.
مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.
آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.
برای مدیریت فایل ها و اسناد دیجیتال باید از نرم افزار های مدیریت اسناد استفاده کنید که به یکی یا چند مورد خاص محدود نبوده و دارای تنوع بالایی هستند. اما با این وجود همه ی آنها دارای ویژگی های مشترکی هستند که مشخصه های کلیدی هر نرم افزار مدیریت اسنادی محسوب می شوند. در ادامه این ویژگی ها را بررسی خواهیم کرد.
این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.