اسناد و مدارک شخصی قطعا از جمله مهم ترین نوع اسناد هستند که نگهداری از آنها بیش از هر چیزی اهمیت داشته و استفاده از روش های پیشین در این راستا ممکن است به مفقود شدن و گم شدن این مدارک منجر شود. بنابراین برای ذخیره اسناد شخصی احتیاج به استفاده از راهکار های بهتری دارید که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.
خانه شما مملو از چیزهای ارزشمندی است ، اما یکی از مواردی که در مورد امنیت خانه مورد غفلت قرار می گیرد ، ذخیره اسناد شخصی مهم است. گزارش مرکز تحقیقات ملی Consumer Reports نشان داد که از هر چهار آمریکایی یک نفر سند مالی خود را گم کرده یا فراموش می کند و تنها 40 درصد می تواند اسناد مهم را در صورت نیاز پیدا کند. اما فراتر از دانستن اینکه اسناد شما کجاست ، برخی اسناد وجود دارد ، مانند اطلاعات تأمین اجتماعی یا اظهارنامه مالیاتی ، که می تواند برای یک سارق همانند دزدین یک تلویزیون صفحه نمایش بزرگ یا وسایل الکترونیکی وسوسه انگیز باشد .
در ادامه مطلب به پنج سند مهم که باید ذخیره کنید و روش هایی که باعث می شود امنیت این مدارک حفظ شود خواهیم پرداخت.
اظهارنامه مالیاتی سالانه
نگهداری از اسناد مالیاتی از میان تمامی اسناد شخصی اهمیت بالایی دارد. در حالی که پس از سه سال می توانید از شر مدارک پشتیبان خلاص شوید ، اظهارنامه مالیاتی سالانه خود را باید برای همیشه نگه دارید. سازمان امور مالیاتی فقط سه سال برای انجام ممیزی وقت دارد ، بنابراین با گذشت زمان ، اشکالی ندارد که بقیه اسناد را دور بریزید.
گذرنامه
قبل از عزیمت به تعطیلات، یک کپی از گذرنامه خود تهیه کنید و آن را نزد خود داشته باشید، در صورتی که هنگام مسافرت گذرنامه شما به سرقت رفته است. در خانه، حتماً کپی گذرنامه را در جایی پنهان کنید.
وصیت نامه
به احتمال زیاد ، وصیت نامه اصلی شما نزد وکیل شما محفوظ است ، اما شما باید دو نسخه از آن را دریافت کرده باشید. یک نسخه را در صندوق امانات وکیل و نسخه دیگر را در یک صندوق امانات دیگر در خانه تان نگه دارید. می توان وصیت نامه را یکی دیگر از مهمترین اسناد شخصی برای هر فردی دانست.
شناسنامه
هر یک از اعضای خانواده دارای شناسنامه است. برای نگهداری در پرونده های خود در خانه کپی تهیه کنید و نسخه های اصلی را در یک صندوق امانات نگه دارید. شاید لازم باشد به اطلاعات شناسنامه ها دسترسی پیدا کنید ، بنابراین نزدیک نگه داشتن یک نسخه از آن ایده خوبی است.
در مطلب پیشین همواره شما را به استفاده از روش بایگانی دیجیتال برای نگهداری از اطلاعات توصیه کرده ایم. اما شاید برخی در این باره برایشان پرسشی مطرح شود که چه ضرورتی برای در پیش گرفتن این روش وجود دارد؟ این موضوعی است که در این مطلب به بررسی آن خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا در رابطه با ضرورت استفاده از بایگانی دیجیتال بیشتر بدانید.
اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می توان از گامهای اولیه ورود به حوزه مدیریت اسناد دانست . بدیهی است برای استفاده از فناوری های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات ، لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد . بدین منظور استانداردهایی برای بخشهای مختلف این فرایند تعریف گردیده است که ضمن حفظ یکپارچگی محصولات ، از هر گونه آسیب به اطلاعات جلوگیری شود در اسکن اسناد و مدارک آنچه بیش از هر چیز اهمیت می یابد این است که در صورت هر گونه نقص و انحراف در روش اجرا امکان از دست دادن اطلاعات برای همیشه وجود دارد اصولا خطا در تبدیل یک سند کاغذی به الکترونیک برابر است با امحای آن چرا که در یک بانک اطلاعاتی دسترسی به مدارک مبتنی بر آدرسهایی است که در صورت اشتباه در تکمیل آن امکان بازیابی مدارک وجود نخواهد داشت .
از این رو اسکن اسناد و مدارک (اگر چه ظاهراً به سهولت قابل اجرا است ) دارای درجه ای از حساسیت است که می توان آن را یکی از سه بخش مهم ساماندهی اسناد دانست .
شرکت آسان بایگان پارسی با بهره گیری از تجهیزات پیشرفته در این بخش ، پروژه های متعددی در زمینه اسکن اسناد و مدارک انجام داده است . تنوع کیفیت ، جغرافیا و روش نگهداری مدارک طی این مدت ، تجربیاتی ارزشمند به همراه داشته است که ضمن انطباق با استانداردهای اسکن اسناد ، امکان بومی سازی بسیاری از خدمات را برای مشتریان فراهم نموده است .
یکی از مواردی که در دانشگاه و مدارس و مراکز تحصیلی گریبانگیر افراد است ، نگهداری و بایگانی اطلاعات و مدارک محصلان است. مدارک آموزشی هم زمان زیادی را در هنگام جست و جو می طلبند و هم هنگام نگهداری نیازمند فضای زیادی هستند. به همین علت است که در ادامه قصد داریم راجع به اسکن مدارک آموزشی که راه حلی مناسب در این باره است ، صحبت کنیم.
بایگانی و نگه داری پرونده ها هزینه های خاموشی برعهده سازمان می گذارند که معمولا این هزینه ها در برنامه ریزی های کوتاه مدت به چشم نخواهند آمد؛ این امر باعث کاهش راندمان به صورت نامحسوس می شود. اسکن و دیجیتال سازی می تواند در مدیریت زمان و کاهش هزینه های مراکز آموزشی بسیار موثر باشد.
برای مثال فرض کنید نیاز به محتوای پرونده یک شخص خاص دارید، باید از اتاق خود به بایگانی مراجعه کنید، این مراجعه تابع شرایطی مانند فاصله شما تا بایگانی، مدت حضور، پاسخگویی سریع مسئول بایگانی، ضوابط خروج پرونده از بایگانی و … است، حال اینکه پس از دیجیتال سازی بدون این که نیازی به بلند شدن از پشت میز کار خود داشته باشید، تنها با ورود چند دکمه در کسری از ثانیه پرونده مورد نظر، در دسترس است.
از آنجایی که پرونده های تحصیلی هرشخص تقریبا مهم ترین اوراق زندگی آن شخص هستند، و تقریباً اکثر استنادهای مهم اداری به این مدارک و شواهد که در دوران تحصیل فرد شکل گرفته است رجوع می کنند، حفظ و نگه داری این اوراق با گذشت زمان به امری هزینه بر و دشوار برای مدارس و دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی مبدل می شود. با اسکن مدارک آموزشی می توان تا صدها سال پرونده را بدون نگرانی از هزینه های نگه داری یا گاها از بین رفتن پرونده ها، نگه داری نمود.
می دانید که بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها همواره در ادارات و شرکت ها یک مشکل اساسی بوده است ؛ یکی از دیگر از موارد نیازمند به بایگانی دقیق و مناسب اطلاعات ، دبیرخانه است که مرکز تبادل و جایگیری حجم انبوهی از نامه ها و کاغذ های اداری است. در ادامه در رابطه با نرم افزار های ایجاد دبیرخانه صحبت خواهیم کرد.
۱- نرم افزار دبیرخانه آدا
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:
مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه: