مزایای اتوماسیون اداری

علت اهمیت اتوماسیون اداری

در رابطه با اتوماسیون اداری چه می دانید؟ شاید ندانید اما شما در طی کار های روزانه خود از آن استفاده می کنید؛ هنگامی که دکمه قهوه ساز را روشن می کنید و یا درب گاراژ را با استفاده از ریموت، و خیلی موارد دیگر ... در واقع استفاده شما از امکاناتی که توسط فناوری خودکار فراهم شده اند ، این مفهوم را بیان می کند. در ادامه در این باره بیشتر بدانید. 

درک این موضوع تنها در بخش های اداری که از ابزارات رایانه ای استفاده می شود بسیار منطقی است. می توان “اتوماسیون اداری” را استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند پردازش متن، حسابداری و پست الکترونیکی تعریف کرد.

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

تاریخچه اتوماسیون اداری و تاریخچه آن

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند الزامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.

همه چیز در مورد اسکن اسناد پرسنلی

اسکن مدارک پرسنلی 

اسکن اسناد پرسنلی در ادارات و دفاتر کار از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که حجم انبوهی از اطلاعات ذخیره شده و بخشی از این حجم نیز مربوط به اطلاعات شخصی پرسنل موجود در شرکت و یا اداره مربوطه می باشد. بناربر همین موضوع باید علاوه بر ذخیره آنها باید به ایمن بودن و دسترسی آسان نیز توجه داشت. در اینجاست که اهمیت اسکن اسناد و مدارک پرسنلی خود را نشان می دهد. 

با این حال، برای کسانی که  در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید  در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمی‌دهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .

روش های اسکن مدارک و اسناد پرسنلی

اگر سندی به عنوان نسخه PDF  نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند  ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .

بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما

وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.

آشنایی با نرم افزار های بانکی

نرم افزار های بانکی

نرم افزار های بانکی از جمله مواردی هستند که در سیستم بانکداری و ارائه خدمات به مشتریان از اهمیت بالایی برخوردار هستند. کاربرد های این نرم افزار ها عامل اصلی اهمیت آنها می باشد. در ادامه این مطلب به بررسی ویژگی ها و کاربرد های این نرم افزار ها خواهیم پرداخت؛ پس برای کسب اطلاعات بیشتر با ما همراه باشید. 

نرم افزار بانکی زیرساخت های مورد نظر را برای ساخت ، استقرار و مدیریت محصولات مالی تأمین می کند. بعلاوه، آن داده های دارندگان حساب را با رعایت قوانین محلی ذخیره می کند. همچنین پردازش و حسابداری معاملات مالی را انجام می دهد. همچنین باید گفت که این نرم افزارها وظیفه مشتری مداری و بانکداری آنلاین و سیار، پورتال سلف سرویس و سایر تعاملات مشتری را بر عهده دارند.

فروشندگان برتر نرم افزارهای بانکی در بانکداری و همچنین نرم افزارهای حسابداری فعالیت پیچیده ای انجام می دهند. آنها به مشتریان مشاوره ارائه می دهند و نیازهای دقیق منطبق بر موسسات مالی را درک می کنند.

فروشندگان برتر این پلتفرم ها بر انعطاف پذیری و قابل تنظیم بودن، متناسب با تجارب شخصی مشتری و محصولات مالی، تأکید می کنند.

فراتر از ویژگی های مشترک بین تمامی نرم افزار های بانکداری، فروشندگان نرم افزار بانکی سیستم عامل هایی متناسب با نیازهای بانک های مختلف (به عنوان مثال خرده فروشی، شرکتی و غیره) ارائه می دهند و سیستم عامل های بانکی ممکن است ویژگی های خاص غیر بانکی مانند مدیریت محتوای بازاریابی یا توزیع بازاریابی را ارائه دهند. این امر با توجه به رعایت نکات مربوط در همه جنبه های امور مالی و بانکی ، استفاده می شود.

 قابلیت های نرم افزار بانکی

ویژگی های مشترک نرم افزارهای اصلی بانکی عبارتند از :

• پردازش معاملات و حساب در بازه زمانی دقیق
• براورد کردن محصولات مالی
• رابط کاربری قابل تنظیم و گردش فعالیت مالی
• پورتال و مدیریت سلف سرویس مشتری
• پردازش پرداخت آنلاین و پرداخت قبوض
• ثبت محتوای برداشت و واریز از راه دور
• تعامل با مشتری (به عنوان مثال تماس آنلاین)
• ردیابی تاریخ معاملات دارنده حساب
• ذخیره داده و اسناد صاحب حساب
• مدیریت وجوه چند ارزی
• گردش کار ابزار مالی
• گردش کار حسابداری
• توسعه برنامه موبایل

روش هایی برای اسکن سریع اسناد

اسکن سریع اسناد 

می دانید که روش بایگانی دیجیتال و اسکن سازی اسناد و مدارک دیگر به شیوه ای رایج برای ذخیره اطلاعات بدل شده است. با این وجود که توجه بسیاری از مدیران مشاغل و کسب و کار ها نیز به این روش بایگانی اطلاعات جلب شده است، هنوز می توان مصرف مقدار زیادی کاغذ را در مشاغل و کسب و کار های کوچک و خانه ها، به عنوان معضلی در نظر گرفت. 

اگرچه هنوز برای امضای مدارک و یا برخی از اسناد حقوقی به کاغذ نیاز است اما ذخیره سازی و بازیابی آن به فضای قابل توجه و منابع انسانی زیادی احتیاج دارد. بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند تا برای مدیریت آسان خود سوابق کاغذی خود را برای دیجیتالی و در رایانه ذخیره کنند. شما با مطالعه در چندین منابع مهم می توانید به این موضوع مهم سریع تر دست پیدا کنید.

فیدر مدارک و  اسناد به صورت خودکار ADF

شما برای تبدیل اسناد به حالت دیجیتالی به اسکنر نیاز دارید ، اما اسکنرهای مسطح ، با قابلیت همه کاره ای که دارا هستند نیاز به این دارند تا به هنگام اسکن سند درپوششان برداشته شود و تنها هر صفحه را به صورت تکی بر روی آن قرار دهند.

علاوه بر این ، اسکنرهای تخت با سرعت حرکت یک لامپ در بستر شیشه شان محدود می شوند. گزینه بهتر برای استفاده از اسکنر هایی که می خواهند استاد و مدارک چند صفحه ای را اسکن کنند ، اسکنر فیدر اسناد به صورت دیجیتالی می باشد . اگرچه پیاده سازی اطلاعات ADF  دراسکنر متفاوت است ، اما همگی شان یک دیسک کاغذی دارند که صفحه های اسناد بر روی لامپ اسکنر کشیده می شود و به این ترتیب ، آنها می توانند به طور خودکار یک دسته از اسناد چند صفحه ای را یکی یکی اسکن کنند .

مهم ترین کاربرد های انواع اسکنر

همه چیز درباره اسکنر

ممکن است در موارد مختلفی نیاز به وجود یک اسکنر باشد اما کجا ، کدام نوع مناسب تر است؟ دفتر کار خانگی، SME یا شرکتی بزرگ، یا در هر مکان دیگری شما باید بدانید که چه ویژگی هایی در یک اسکنر می تواند کاربرد های لازمه را در حرفه شما داشته باشد. در ادامه راجع به مهم ترین نکات در هنگام انتخاب اسکنر مناسب بیشتر بدانید. 

انواع  اسکنرها 

اسکنر های مختلفی در بازار وجود دارد که انتخاب را برای کاربران بسیار دشوار کرده است. از سویی گاه مشاوره هایی که در مغازه ها و یا فروشگاه ها صورت میگیرد هدف مند بوده و به دنبال فروش محصول خاصی هستند هرچند ممکن است این محصول و ابزار تناسبی با نیاز شما نداشته باشد. از همین رو به افراد توصیه می شود که پیش از خرید اقدام به کسب اطلاعات بسیار زیادی در خصوص محصول مورد نظر کسب کنند

اسکنر های مسطح:

اسکنرهای مسطح مانند ماشین های تکراری کار می کنند. آنها می توانند مواد را از هر دو نوع نازک و ضخیم ، از ورقهای کاغذی گرفته تا کتابها و مجلات ضخیم بررسی کنند. برای بررسی یک نسخه ، فقط آن را روی صفحه شیشه ای قرار دهید ، گیره را درست فشار داده و اجازه دهید که تصویر به طرز کامل اسکن شود . اسکنرهای چیدمان قابل توجهی که می توانند بایگانی های اندازه قانونی را بررسی کنند ، در بازار قابل دسترسی هستند.

اسکنر عکس:

اسکنرهای عکس به پردازنده های تصویری با دقت بالا مجهز شده اند که برای بررسی نگاتیوهای عکس و ایجاد بزرگنمایی های درخشان آن ها مجهز شده اند.

اسکنرهای قابل حمل:

اسکنرهای همه کاره بزرگتر از اسکنرهای دستی ، با وجود وزن کمتر از اسکنرهای مسطح معمولی ، در صورت نیاز مشتری به روشی برای فیلتر کردن بایگانی ها هنگام کار ، می توانند عملکرد قابل توجهی داشته باشند.