نکات مهم حفاظت از اسناد کاغذی

5 نکته مهم برای محافظت از اسناد کاغذی

در حال حاضر ما در عصر دیجیتال به سر می بریم اما شاید شما هم آگاه باشید که برخی اسناد و مدارک همچنان باید به صورت کاغذی ذخیره و ارائه شوند. کاهش هر چه بیشتر استفاده از کاغذ در ادارات و سازمان ها به صرفه جویی در فضای اشغالی و همچنین کاهش آمار قطع درختان منجر می شود اما هنوز لازم است که برخی موارد را در رابطه با محافظت از اسناد کاغذی بدانید. 

با وجود اینکه دیگر از آنها استفاده نخواهید کرد. در ادامه ما به پنج روش برای محافظت از اسناد کاغذی در برابر تهدیدهای مختلفی که احتمالاً در یک محیط تجاری با آن روبرو هستند، نگاهی می اندازیم:

1. یک برنامه خاص برای حفظ سوابق خود کنار بگذارید

در اولین گام باید اسناد را از یکدیگر تفکیک کنید. اطلاعات شخصی مشتری، داده های کارمندان، قراردادهای تجاری، فاکتورها، اطلاعات مالیاتی و موارد دیگر باید تحت عنوان “اسناد مهم” تعیین شود و بخشی را از قبل برنامه ریزی کرده و برای سازماندهی و ذخیره سازی آنها اختصاص داده شود.

مدت زمانی مشخص نیز تعیین می شود که این اسناد به دلایل قانونی و عملی نیاز به نگهداری دارند، پس از آن باید آنها را برای کاهش درهم ریختگی از بین برد.

تا زمانی که هر جنبه و هر مرحله ای برنامه ریزی نشده باشد و کارکنان برای پیگیری سیستم آموزش نبینند، اسناد شما از دست می رود، محافظت از اسناد کاغذی اضافی فضای ارزشمندی را اشغال می کنند و شما به سرعت یا به طور کامل قادر به بازیابی اسناد نخواهید بود.

2. اجرای پروتکل های امنیتی

یکی دیگر از جنبه های مهم محافظت از اسناد کاغذی ، در امان نگه داشتن آنها از سرقت است. برای به حداقل رساندن خطرات، لازم است دسترسی به اسناد خاص را فقط به کارمندان اختصاص دهید یا خود به تنهایی آن را اداره کنید زیرا این ‌امر مناسب است.

کابینت های بایگانی باید محکم‌ساخته شوند و به صورت شبانه روز قفل شوند. کسانی که از اسناد مهم استفاده می کنند باید بلافاصله پس از استفاده آنها را به محل خود برگردانند و هرگز آنها را با خود و یا خارج از محل کار به خانه نبرند. دوربین های امنیتی حتی ممکن است برای کمک به نظارت بر حساس ترین مناطق ذخیره سازی اسناد کاغذی شما مناسب باشند.

بهترین روش های اسکن نقشه کاغذی

اسکن نقشه 

می دانید که بایگانی دیجیتال یک روش مناسب برای نگهداری و ذخیره اطلاعات است که استفاده از آن در تمامی ادرات و سازمان ها ممکن می باشد. اما نکته مورد توجه به کارگیری نقشه های کاغذی در برخی از این شرکت ها میباشد؛ در رابطه با اینکه مناسب ترین روش ها برای اسکن نقشه کدام هستند، در ادامه اطلاعات بیشتری کسب کنید. 

مرحله 1

اینکه بتوانید یک اسکنر بزرگ پیدا کنید تا بتواند یک نقشه کاغذی کامل را پوشش دهد ، مهم است. اگر این اسکنر در دسترس شما نبود و پیدا نشد ، شما می توانید توپوگرافی یا یک کتابفروشی بزرگ یا چاپگر کتاب را به جای آن امتحان کنید.

مهم ترین مراحل اسکن نقشه 

مرحله 2A

اگر بتوانید از یک اسکنر بزرگ استفاده کنید، می توانید همزمان نقشه را اسکن کنید. اما به یاد داشته باشید که قسمت نقشه زمین را در یک فایل جداگانه از پرونده مورد نظر اسکن کنید، یعنی دو فایل خواهید داشت یکی برای نقشه و دیگری برای شرح نقشه. همچنین ، یک کپی از یک تصویر دیجیتال اصلی از کل نمای نقشه تهیه کرده و نقشه را از قسمت شرح آن برش دهید.

مرحله 2B

برای اسکن نقشه کاغذی بزرگتر از نقشه های زمین شناسی، یا اگر فقط یک اسکنر کوچک دارید، نقشه باید در قسمت هایی اسکن شود و بعداً به هم چسبیده شود.

جهت گیری نقشه 

اگر می خواهید نقشه را در قطعات اسکن کنید، همیشه سعی کنید محل عبور خطوط سیاه افقی و عمودی را در هر چهار گوشه حفظ کنید. خطوط مستقیم افقی و عمودی سیاه روی نقشه، ارتفاع و طول جغرافیایی است. سپس پیوند دادن و ارجاع قسمت های جغرافیایی بسیار راحت تر خواهد بود.

مرحله 2C

اگر اسکنر در دسترستان نبود، می توانید از یک دوربین دیجیتال خوب استفاده کنید. جهت اسکن نقشه کاغذی آن را در محلی که دارای نور کافی باشد، بدون تابش خیره کننده نوری باز کنید. گاهی اوقات ورق های سفید در قسمت های کناری باعث پخش شدن نور می شوند و از انعکاس های بد خورشید یا لامپ بر روی سوژه جلوگیری می کنند.

همه چیز در مورد بایگانی دیجیتال و اسکن اسناد

اسکن اسناد

اسناد و مدارک هر شرکت و اداره ای یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران عامل و سرپرست های شرکت های خصوصی و دولتی است. از سوی دیگر دسترسی و بایگانی این اوراق، یکی از مشکلات و مسائلی بوده که همواره سرعت و روند کار را برای اربابان رجوع دچار مشکل کرده است. از همین رو باید به دنبال شیوه ای برای رفع این دغدغه ها بود. اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین شیوه ها و روش ها برای رفع این مشکل خواهد بود.

اسکن اسناد و اوراق

دیجیتال سازی اسناد و اوراق به افراد این امکان را به افراد می دهد تا از مزایای بی شماری بهره مند شوند. از مهمترین فواید این امر می توان به این موضوع اشاره کرد که از امنیت و سلامت اسناد و مدارک می توان اطمینان حاصل کرد. از سوی دیگر به ارمندان و افراد شاغل این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان و تنها با جستجوی بخش کوتاهی از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفی اسکن اسناد و اوراق به افراد کمک میکند تا در فضای ابری و یا قطعات الکترونیکی بسیار کوچک، بخش بسیار بزرگی از اطلاعات خود را ذخیره کنند که همین موضوع نشان از امنیت و صرفه جویی در هزینه های نگهداری خواهد داشت.

اسکن مدارک

اسکن و دیجیتال سازی اوراق و مدارک صرفا شامل شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی نخواهد بود. این موضوع بیان گر این امر است که موسسات آموزشی، مطب ها و بخش های درمانی، بانک ها و موسسات مالی نیز می توانند با بهره گیری از شیوه های اسکن مدارک می توانند به فواید و مزایای بی شمار این سیستم ها دست یابند. از سوی دیگر اسکن و دیجیتال سازی اسناد پزشکی، مالی و اداری به افراد این امکان را می دهد تا ادارات و بخش های درمانی دیگر نیز تنها با چند کلیک ساده به نامه، تصاویر، فیلم ها و اسناد و مدارک بیمار و یا شخص مراجعه کننده دست پیدا کنند.

از سوی دیگر و حسب به دستور دیوان محاسبات کشوری، تمامی مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی موظف خواهند بود که در اصرع وقت، نسبت به دیجیتال سازی و تبدیل داده ها و اسناد و مدارک خود به میکروفیلم ها اقدام کرده و آنرا به مراجع ذی ربط ارائه دهند. از این رو شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین و برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و دیجیتال سازی اسناد و مدارک افتخار دارد با در اختیار داشتن برترین کادر کشوری جهت ایجاد بایگانی های دیجیتال به مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی به مدیران عامل و صاحبان کسب و کار کمک کند.

نرم افزارمدیریت مستند

آشنایی با نرم افزار های مدیریت مستند

در رابطه با مدیریت اسناد چه می دانید؟ شیوه ای که برای ساماندهی به ذخیره اطلاعات و اسناد و نگهداری از آنها استفاده می شود، در قالب کاغذی یا الکترنیکی ، مدیریت اسناد نامیده می شود. هر شرکتی برای نگهداری از اسناد و مدارک و بازیابی آنها نوعی مدیریت را در پیش گرفته است. 

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند چیست؟

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

برترین نرم افزار های حسابداری

نرم افزار های حسابداری برتر

در رابطه با نرم افزار های حسابداری چه می دانید؟ این نرم افزار های در راستای کمک به حسابدارHن در ثبت و گزارشات مروط به معاملات شرکت ها و موسسات مورد استفاده قرار گرفته و عموما عملکرد مجزایی در رابطه با کالاهای مختلف دارند. در ادامه راجع به این نوع نرم افزار ها بیشتر بدانید. 

شرکت های بزرگتر ممکن است تصمیم بگیرند که یک راه حل سفارشی را که تعداد زیادی اطلاعات را از بخشهای مختلف ادغام می کند، پیاده سازی کنند‌. شرکت های کوچک اغلب کالا های آماده مصرف را انتخاب می کنند. اما این بخش نیز در دیجیتال سازی اسناد موثر است.شرکتهای مختلف نسبت به کاری که انجام می دهند، انتظارات متفاوتی از نرم افزارهای حسابداری دارند. برخی ممکن است فقط برنامه ای برای کالا های آماده مصرف داشته باشند، در حالی که برخی دیگر به برنامه ای سفارشی و پیچیده نیاز دارند.

نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

اما به طور کلی این برنامه ها انجام ، فهم و تجزیه و تحلیل محاسبات حسابداری را آسان می کند. فضای کمتری از دفتر برای نرم افزار حسابداری مورد نیاز است، زیرا استفاده از داده های فیزیکی را منسوخ کرده و این باعث صرفه جویی در هزینه های اجاره می شود.

نرم افزار حسابداری بازیابی داده های حسابداری قدیمی را آسان تر می کند، که برای حسابرسی های داخلی و خارجی مفید است.

درک عملکرد نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری منبعی فوق العاده مهم برای کسب و کار مدرن می باشد . این نرم افزار امکان ردیابی دقیق معاملات مالی و گزارش و تجزیه و تحلیل فوری را فراهم می کند. قبل از استفاده از این برنامه ها ، این کارها باید با استفاده از مجلات معاملات بزرگ توسط نیروی انسانی انجام می شد.

گزارش های موقت به دلیل کارهایی که در تحکیم مطالب دستی انجام می شود، عموما غیر عملی بودند. نرم افزار حسابداری این وظایف را به طور خودکار انجام می دهد، هزینه های حسابداری را کاهش داده و تصمیم گیری مالی بهتر را از طریق گزارش به موقع امکان پذیر می کند.