یکی از مواردی که در دانشگاه و مدارس و مراکز تحصیلی گریبانگیر افراد است ، نگهداری و بایگانی اطلاعات و مدارک محصلان است. مدارک آموزشی هم زمان زیادی را در هنگام جست و جو می طلبند و هم هنگام نگهداری نیازمند فضای زیادی هستند. به همین علت است که در ادامه قصد داریم راجع به اسکن مدارک آموزشی که راه حلی مناسب در این باره است ، صحبت کنیم.
بایگانی و نگه داری پرونده ها هزینه های خاموشی برعهده سازمان می گذارند که معمولا این هزینه ها در برنامه ریزی های کوتاه مدت به چشم نخواهند آمد؛ این امر باعث کاهش راندمان به صورت نامحسوس می شود. اسکن و دیجیتال سازی می تواند در مدیریت زمان و کاهش هزینه های مراکز آموزشی بسیار موثر باشد.
برای مثال فرض کنید نیاز به محتوای پرونده یک شخص خاص دارید، باید از اتاق خود به بایگانی مراجعه کنید، این مراجعه تابع شرایطی مانند فاصله شما تا بایگانی، مدت حضور، پاسخگویی سریع مسئول بایگانی، ضوابط خروج پرونده از بایگانی و … است، حال اینکه پس از دیجیتال سازی بدون این که نیازی به بلند شدن از پشت میز کار خود داشته باشید، تنها با ورود چند دکمه در کسری از ثانیه پرونده مورد نظر، در دسترس است.
از آنجایی که پرونده های تحصیلی هرشخص تقریبا مهم ترین اوراق زندگی آن شخص هستند، و تقریباً اکثر استنادهای مهم اداری به این مدارک و شواهد که در دوران تحصیل فرد شکل گرفته است رجوع می کنند، حفظ و نگه داری این اوراق با گذشت زمان به امری هزینه بر و دشوار برای مدارس و دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی مبدل می شود. با اسکن مدارک آموزشی می توان تا صدها سال پرونده را بدون نگرانی از هزینه های نگه داری یا گاها از بین رفتن پرونده ها، نگه داری نمود.
می دانید که بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها همواره در ادارات و شرکت ها یک مشکل اساسی بوده است ؛ یکی از دیگر از موارد نیازمند به بایگانی دقیق و مناسب اطلاعات ، دبیرخانه است که مرکز تبادل و جایگیری حجم انبوهی از نامه ها و کاغذ های اداری است. در ادامه در رابطه با نرم افزار های ایجاد دبیرخانه صحبت خواهیم کرد.
۱- نرم افزار دبیرخانه آدا
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:
مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:
اسکن و بایگانی اسناد و مدارک جهت ایجاد یک آرشیو دیجیتال یا میکروفیلم دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که در مطالب پیشین وب سایت به بررسی تمامی این فواید پرداخته ایم. همچنین یاد آور شدیم که بایگانی اسناد برای تمامی دفاتر حقوقی، پزشکی، ادارت و شرکت های خصوصی و دلوت انجام میگیرد. اما گاه در میان این اساد و مدارک تصاویر وجود دارند که به همراه پروند باید در بایگانی مربوط ذخیره شوند.
از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و مناسب شود.
اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.
در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.
اسناد و مدارک سازمان ها و ادارات دارای اولویت بندی ها و درجه بندی اهمیت بوده و همواره نگه داری و دسترسی به آنها امری دشوار طلقی می شده است. از این رو ظهور دائمی اسناد و استفاده از نرم افزار های اسناد و مدارک امکانی را فراهم کرده است که این اولیت بندی به خوبی رعایت شده و افراد با محدودیت های دسترسی به این مدارک امکان استفاده از سیستم های آرشیوی را دارا باشند.
ظهور دائمی اسناد به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا با ایجاد دسترسی های محدود و ذخیره سازی اسناد و دارک خود در محیطی امن از آنها با خوبی مراقبت کنند. باید این نکته را نیز به خاطر داشت که استفاده از سیستم های مدیریت دارای آموزش هایی است که تکنسین های شرکت آسان بایگان پارسی در هنگام نصب به کاربران و مدیران عامل آموزش خواهند داد.
در تعریف کلی بایگانی می توان گفت که عبارت است از ایجاد یک طبقه بندی منظم. در ادارات و شرکت ها عموما این دسته بندی برای حفاظت و نگهداری از اسناد و مدارک استفاده می شود. روش های مختلفی را می توان برای این کار انتخاب کرد که در ادامه به بررسی آنها نیز خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار های آرشیو اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و بهتر می توانند کارهای خود را مدیریت کنند.
هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد(بایگانی اسناد) می گویند.
به طور کلی اسکن اسناد و مدارک به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد بایگانی شده دسترسی پیدا کرده و از تجاوز افراد به مدارک بسیار مهم جلوگیری کنید.
با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.
