معرفی موانع اتوماسیون اداری

برطرف کردن موانع اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یک فناوری هوشمند است که در افزایش سهولت و سرعت انجام کار ها در مشاغل مختلف نقش بسزایی دارد. این موضوع اما سبب نشده است که بسیاری از مشاغل به درک درستی از این سیستم دست پیدا کنند. با وجود اینکه بر اساس تخمین مک کینزی می توان 45 درصد از مشاغل را با استفاده از فناوری های روز به صورت خودکار انجام داد، موانع مختلفی برای اتوماسیون اداری وجود دارد که در ادامه آنها را بررسی خواهیم کرد. 

با این حال ، 22٪ از مشاغل برنامه ای برای یادگیری به صورت ماشینی ندارند ‌. 29٪ برنامه ای برای استفاده از پردازش زبان طبیعی ندارند (و شاید تعجب آورتر باشد) 25٪ از مشاغل قصد ندارند از قدرت اتوماسیون فرآیند رباتیک استفاده کنند. اصطکاک های آشکاری در اطراف اتوماسیون وجود دارد .

چه اتفاقی برای کارگرانی که فرایندهای ناسازگار را به حال خود رها می کنند می افتد ؟ چگونه می توانید راه حل های جامع اتوماسیون را بدون انتقال نقدینگی قابل توجه به تیم های داخلی فناوری اطلاعات جمع کنید؟ برای این کار از کجا شروع می کنید؟ بیایید نگاهی به این سوالات بیندازیم و در مورد برخی از راه حل های اتوماسیون اداری که می توانید بدون نیاز به تعمیرات اساسی فناوری با آن ها شروع کنید بیندازیم .

آشنایی با موانع اصلی اتوماسیون اداری

شاید این مجموع ناشناخته های مربوط به اتوماسیون اداری باشد که باعث می شود تجارت شما از مزایای آن استقبال نکند. شاید همین موضوع که نمی دانید از کجا باید شروع کنید مشکل اصلی باشد ، یا شاید این تصورات غلط منفی است که در زمینه تغییر مهارت و انتقال نیروی کار در هنگام تحول کار دیجیتالی اتفاق می افتد. صنعت نشان داده است که اتوماسیون بیش از آنکه نیروی کار موجود را از بین ببرد مهارت های جدید و نقش های بهتری ایجاد کرده است. مجمع جهانی اقتصاد پیش بینی کرده است که اتوماسیون 58 میلیون شغل بیشتر از مشاغل جایگزینی ایجاد خواهد کرد .

موبایل و اسکن مدارک

 نرم افزار های موبایل برای اسکن اسناد

در گذشته اسکن اسناد و مدارک با استفاده از چاپگر های قدیمی و یا اسکنر های یکپارچه صورت می گرفت اما اکنون دیگر زمان آن رسیده است که این گونه موارد جای خود را به تازه وارد هایی مانند نرم افزار های اسکن موبایل ها بدهند. چرا که با استفاده از آنها می توان در هر شرایطی و بدون نیاز به چاپگر، پروسه اسکن را به انجام رساند. 

برای تمامی آن مشاغلی که می خواهند استفاده از کاغذ را متوقف کنند نرم افزار های موبایل برای اسکن اسناد وجود دارد که بهترین گام در مسیر فناوری می باشد. اگر تلفن هوشمند همراه با دوربین مناسبی دارید، شما این امکان را خواهید داشت که از برنامه های اسکن زیر برای اسکن رسید، کارت ویزیت و اسناد و غیره استفاده کنید.

1. CamScanner

این نرم افزار محبوب ترین برنامه اسکن برای Android است که به شما امکان اسکن، ذخیره و همچنین همگام سازی اسناد را می دهد. این برنامه می تواند کیفیت اسکن را با کمک برش و افزایش گرافیک و متن افزایش دهد. از طرف دیگر، اگر برای نسخه مجاز این برنامه بایستی پرداخت درون برنامه ای را انجام دهید، ویژگی و کیفیت نوری را که می تواند تصاویر را به متن قابل استفاده تبدیل کند را در اختیار خواهید گرفت.

علاوه بر نسخه های رایگان و دارای مجوز، ویژگی دیگر استخراج متن از تصاویر، ایمن سازی اسناد مهم همراه با رمز عبور و به اشتراک گذاری پرونده های PDF / JPEG ، نمابر و چاپ است. با استفاده از این برنامه ، می توانید از همکاران برای مشاهده و همچنین نظر دادن در مورد اسکن در یک گروه دعوت کنید.

2. Office lens

این یک برنامه فوق العاده دیگر است که توسط مایکروسافت ایجاد شده و نه تنها اسناد شما را اسکن می کند بلکه می تواند تصاویر را به PowerPoint ، Word و PDF تبدیل کند و هرجا که خواستید ذخیره کند. این برنامه قابلیت به اشتراک گذاری تصاویر تخته سفید و تخته سیاه را دارد.

اسکن سایز بزرگ اسناد

همه چیز دررابطه با اسکن سایز بزرگ

اسناد و مدارک با سایز بالا به میزان زیادی اشغال فضا را در پی دارند. در این گونه موارد باید از روش اسکن سایز بزرگ برای ذخیره سازی اطلاعات استفاده کرد. در این فرایند با اسکنر LFD در راستای دسترسی و نگهداری آسان تر اسناد را به صورت فایل هایی با فرمت های .PDF ، .TIFF ، .DWG ، .DXF و .JPEG در آورده و بایگانی می کنند. در ادامه راجع به مزایا و معایب این روش بیشتر بدانید.

مزیت های اسکن سایز بزرگ

صحبت از نام گذاری “قالب بزرگ” این معنی را می دهد که یکی از مزایای بارز اسکن سایز بزرگ ، کاهش اندازه است. با این حال، اسکن کردن مزایای دیگری نیز دارد.

1. افزایش بهره وری

ذخیره، یافتن آسان، ارسال و دسترسی به پرونده های دیجیتال آسان تر می شود. حتی 10 دقیقه جستجو برای یافتن پرونده های کاغذی می تواند به سرعت باعث اتلاف وقت زیادی شود. با این حال، جستجوی کلمه کلیدی می تواند به سرعت اسنادی را ردیابی کند که باعث صرفه جویی در وقت زیادی شود.

2. ذخیره سازی و مدیریت آسان

سازمان دهی و مدیریت اسناد – به ویژه مقاله های بزرگ – دشوار است. این بدان معناست که آنها اغلب در جعبه هایی بسته بندی شده و در اتاقهای پشتی اداره یا بخش های دیگر نگهداری می شوند. با استفاده از پرونده های دیجیتال ، می توان همه آنها را به راحتی در یک بخش مدیریتی آسان مانند یک سیستم عامل ابری ذخیره کرد.

3. ذخیره سازی مرکزی و نمایه سازی

با اسکن و دیجیتال سازی اسناد ، نسخه های دیجیتالی جدید در بخش های مرکزی مانند سیستم عامل های ابری یا سایر سیستم های مدیریت اسناد ذخیره می شوند. پرونده ها هنگام اسکن آشکار می شوند ، بنابراین می توانید آنها را بر اساس نام ، تاریخ ایجاد ، نوع پرونده و سایر دسته ها مرتب کنید.

4. جستجوی کلید واژه و قابلیت دسترسی به آن

به جای حذف نوارهای لاستیکی و غربال کاغذها ، می توان با استفاده از یک جستجوی ساده از کلمه کلیدی مورد نظر ، اسناد دیجیتالی با قالب بزرگ را به هنگام آشکار شدن پیدا کرد و به آنها دسترسی داشت.

مزایای اتوماسیون اداری

علت اهمیت اتوماسیون اداری

در رابطه با اتوماسیون اداری چه می دانید؟ شاید ندانید اما شما در طی کار های روزانه خود از آن استفاده می کنید؛ هنگامی که دکمه قهوه ساز را روشن می کنید و یا درب گاراژ را با استفاده از ریموت، و خیلی موارد دیگر ... در واقع استفاده شما از امکاناتی که توسط فناوری خودکار فراهم شده اند ، این مفهوم را بیان می کند. در ادامه در این باره بیشتر بدانید. 

درک این موضوع تنها در بخش های اداری که از ابزارات رایانه ای استفاده می شود بسیار منطقی است. می توان “اتوماسیون اداری” را استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند پردازش متن، حسابداری و پست الکترونیکی تعریف کرد.

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

تاریخچه اتوماسیون اداری و تاریخچه آن

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند الزامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.

همه چیز در مورد اسکن اسناد پرسنلی

اسکن مدارک پرسنلی 

اسکن اسناد پرسنلی در ادارات و دفاتر کار از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که حجم انبوهی از اطلاعات ذخیره شده و بخشی از این حجم نیز مربوط به اطلاعات شخصی پرسنل موجود در شرکت و یا اداره مربوطه می باشد. بناربر همین موضوع باید علاوه بر ذخیره آنها باید به ایمن بودن و دسترسی آسان نیز توجه داشت. در اینجاست که اهمیت اسکن اسناد و مدارک پرسنلی خود را نشان می دهد. 

با این حال، برای کسانی که  در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید  در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمی‌دهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .

روش های اسکن مدارک و اسناد پرسنلی

اگر سندی به عنوان نسخه PDF  نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند  ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .

بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما

وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.