اسکن اسناد پرسنلی در ادارات و دفاتر کار از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که حجم انبوهی از اطلاعات ذخیره شده و بخشی از این حجم نیز مربوط به اطلاعات شخصی پرسنل موجود در شرکت و یا اداره مربوطه می باشد. بناربر همین موضوع باید علاوه بر ذخیره آنها باید به ایمن بودن و دسترسی آسان نیز توجه داشت. در اینجاست که اهمیت اسکن اسناد و مدارک پرسنلی خود را نشان می دهد.
با این حال، برای کسانی که در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمیدهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .
اگر سندی به عنوان نسخه PDF نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .
بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما
وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.
نرم افزار های بانکی از جمله مواردی هستند که در سیستم بانکداری و ارائه خدمات به مشتریان از اهمیت بالایی برخوردار هستند. کاربرد های این نرم افزار ها عامل اصلی اهمیت آنها می باشد. در ادامه این مطلب به بررسی ویژگی ها و کاربرد های این نرم افزار ها خواهیم پرداخت؛ پس برای کسب اطلاعات بیشتر با ما همراه باشید.
نرم افزار بانکی زیرساخت های مورد نظر را برای ساخت ، استقرار و مدیریت محصولات مالی تأمین می کند. بعلاوه، آن داده های دارندگان حساب را با رعایت قوانین محلی ذخیره می کند. همچنین پردازش و حسابداری معاملات مالی را انجام می دهد. همچنین باید گفت که این نرم افزارها وظیفه مشتری مداری و بانکداری آنلاین و سیار، پورتال سلف سرویس و سایر تعاملات مشتری را بر عهده دارند.
فروشندگان برتر نرم افزارهای بانکی در بانکداری و همچنین نرم افزارهای حسابداری فعالیت پیچیده ای انجام می دهند. آنها به مشتریان مشاوره ارائه می دهند و نیازهای دقیق منطبق بر موسسات مالی را درک می کنند.
فروشندگان برتر این پلتفرم ها بر انعطاف پذیری و قابل تنظیم بودن، متناسب با تجارب شخصی مشتری و محصولات مالی، تأکید می کنند.
فراتر از ویژگی های مشترک بین تمامی نرم افزار های بانکداری، فروشندگان نرم افزار بانکی سیستم عامل هایی متناسب با نیازهای بانک های مختلف (به عنوان مثال خرده فروشی، شرکتی و غیره) ارائه می دهند و سیستم عامل های بانکی ممکن است ویژگی های خاص غیر بانکی مانند مدیریت محتوای بازاریابی یا توزیع بازاریابی را ارائه دهند. این امر با توجه به رعایت نکات مربوط در همه جنبه های امور مالی و بانکی ، استفاده می شود.
ویژگی های مشترک نرم افزارهای اصلی بانکی عبارتند از :
می دانید که روش بایگانی دیجیتال و اسکن سازی اسناد و مدارک دیگر به شیوه ای رایج برای ذخیره اطلاعات بدل شده است. با این وجود که توجه بسیاری از مدیران مشاغل و کسب و کار ها نیز به این روش بایگانی اطلاعات جلب شده است، هنوز می توان مصرف مقدار زیادی کاغذ را در مشاغل و کسب و کار های کوچک و خانه ها، به عنوان معضلی در نظر گرفت.
اگرچه هنوز برای امضای مدارک و یا برخی از اسناد حقوقی به کاغذ نیاز است اما ذخیره سازی و بازیابی آن به فضای قابل توجه و منابع انسانی زیادی احتیاج دارد. بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند تا برای مدیریت آسان خود سوابق کاغذی خود را برای دیجیتالی و در رایانه ذخیره کنند. شما با مطالعه در چندین منابع مهم می توانید به این موضوع مهم سریع تر دست پیدا کنید.
شما برای تبدیل اسناد به حالت دیجیتالی به اسکنر نیاز دارید ، اما اسکنرهای مسطح ، با قابلیت همه کاره ای که دارا هستند نیاز به این دارند تا به هنگام اسکن سند درپوششان برداشته شود و تنها هر صفحه را به صورت تکی بر روی آن قرار دهند.
علاوه بر این ، اسکنرهای تخت با سرعت حرکت یک لامپ در بستر شیشه شان محدود می شوند. گزینه بهتر برای استفاده از اسکنر هایی که می خواهند استاد و مدارک چند صفحه ای را اسکن کنند ، اسکنر فیدر اسناد به صورت دیجیتالی می باشد . اگرچه پیاده سازی اطلاعات ADF دراسکنر متفاوت است ، اما همگی شان یک دیسک کاغذی دارند که صفحه های اسناد بر روی لامپ اسکنر کشیده می شود و به این ترتیب ، آنها می توانند به طور خودکار یک دسته از اسناد چند صفحه ای را یکی یکی اسکن کنند .
می دانید که بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها همواره در ادارات و شرکت ها یک مشکل اساسی بوده است ؛ یکی از دیگر از موارد نیازمند به بایگانی دقیق و مناسب اطلاعات ، دبیرخانه است که مرکز تبادل و جایگیری حجم انبوهی از نامه ها و کاغذ های اداری است. در ادامه در رابطه با نرم افزار های ایجاد دبیرخانه صحبت خواهیم کرد.
۱- نرم افزار دبیرخانه آدا
نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.
سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:
اسکن و بایگانی اسناد و مدارک جهت ایجاد یک آرشیو دیجیتال یا میکروفیلم دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که در مطالب پیشین وب سایت به بررسی تمامی این فواید پرداخته ایم. همچنین یاد آور شدیم که بایگانی اسناد برای تمامی دفاتر حقوقی، پزشکی، ادارت و شرکت های خصوصی و دلوت انجام میگیرد. اما گاه در میان این اساد و مدارک تصاویر وجود دارند که به همراه پروند باید در بایگانی مربوط ذخیره شوند.
از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و مناسب شود.
اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.
در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.
اسناد و مدارک سازمان ها و ادارات دارای اولویت بندی ها و درجه بندی اهمیت بوده و همواره نگه داری و دسترسی به آنها امری دشوار طلقی می شده است. از این رو ظهور دائمی اسناد و استفاده از نرم افزار های اسناد و مدارک امکانی را فراهم کرده است که این اولیت بندی به خوبی رعایت شده و افراد با محدودیت های دسترسی به این مدارک امکان استفاده از سیستم های آرشیوی را دارا باشند.
ظهور دائمی اسناد به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا با ایجاد دسترسی های محدود و ذخیره سازی اسناد و دارک خود در محیطی امن از آنها با خوبی مراقبت کنند. باید این نکته را نیز به خاطر داشت که استفاده از سیستم های مدیریت دارای آموزش هایی است که تکنسین های شرکت آسان بایگان پارسی در هنگام نصب به کاربران و مدیران عامل آموزش خواهند داد.